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Par Marine Gervasoni

Messagerie Microsoft Exchange : la solution collaborative qu’il vous faut ?

Exchange est le service de messagerie professionnelle leader du marché. Disponible dans les abonnements Microsoft Office 365, cette hégémonie ne doit rien au hasard ! Avant tout, il convient de clarifier notre discours en faisant un point sur le distinguo entre Exchange et Outlook : Exchange est le serveur de messagerie en ligne (Office 365) et Outlook le client de messagerie permettant de s'y connecter. Voici une liste non-exhaustive des avantages apportés par un tel outil.

1 - 8 avantages de Microsoft Exchange

Une messagerie professionnelle et personnalisée

Microsoft Exchange vous permet d’interagir avec vos destinataires grâce à des e-mails personnalisés. Il est l'outil idéal pour gérer ses mail professionnels. Vous pourrez communiquer avec votre nom de domaine ou créer des signatures personnalisées.

Une messagerie collaborative

Nous l’avons déjà évoqué à maintes reprises mais Microsoft a su répondre aux attentes et habitudes de travail des entreprises. La collaboration est aujourd'hui une notion qui est au centre des préoccupations des entreprises.

Exchange (et Outlook) répond à ces besoins grandissant grâce à ces services associés comme le partage de calendriers, la planification et délégation de tâches, la centralisation des contacts, l’utilisation de dossiers partagés… et bien d'autres possibilités ! 

Un accès nomade

Exchange répond aux besoins grandissant en mobilité de vos collaborateurs. Exchange, via les services Office 365, vous permet d’avoir accès à vos boîtes aux lettres électroniques à n’importe quel moment, où que vous soyez et depuis n’importe quel appareil (PC, portable tablette, smartphone…) grâce aux synchronisations en temps réel de vos services 365. Par exemple, si vous perdez votre téléphone, pas de panique ! Vous pourrez effacer vos contenus à distance pour protéger vos informations.

Un stockage adapté

La capacité de stockage est de 50Go par utilisateur. Cette capacité de stockage est plus que confortable, mais ne vous sentez pas obligé de l’exploiter au maximum ! 

Cette capacité de stockage peut paraître conséquente mais elle a l’extrême avantage d’éviter les archives et de pouvoir consulter en ligne un historique de mails conséquent. Il ne faut pas oublier que certains abonnés utilisent la messagerie pro Outlook depuis plus de 20 ans. Dans ce contexte, on peut comprendre que la synchronisation des archives grâce à l’espace de stockage de Microsoft Office 365 est un plus pour la pérennité des données.

A lire : [MIX'Tuto] Comment organiser les contacts par catégorie sur Outlook ?

Une sécurité accrue

Les services de Microsoft sont reconnus pour leur grande fiabilité en terme de sécurité ! Le tri drastique des courriers indésirables, l’outil de mise en quarantaine de certains mails ainsi que la personnalisation des filtres de sécurité vous confèrent une certaine sérénité quant à la réception de mails « malveillants » (cf. articles publiés sur le sujets).

Une boîte aux lettre « intelligente »

L’organisation de votre boîte de réception est personnalisable via notamment la création de dossiers et sous-dossiers pour une meilleure organisation. Le module de recherche est lui aussi très performant, ce qui vous permet d’obtenir plus de résultats et plus rapidement.

Les services Exchange sont synchronisés avec les différents services disponibles dans les abonnements Office 365… vos conversations sur Skype Pro sont par exemple enregistrées dans un dossier dédié.

Nous aurions également pu vous parler du dossier « courrier pêle-mêle » qui permet une filtration de vos mails par rapport à vos actions passées sur la boîte de réception.

Un calendrier performant

Le calendrier propose des fonctionnalités de planification de rendez-vous et réunions. Mais il vous permet également de « capturer » des évènements directement à partir de votre boîte mail comme vos réservations d’avion et d’hôtel…

Un calendrier partagé (ou non)

Gérez les autorisations d’accès à votre calendrier. Grace à cette fonction collaborative vous serez en mesure de vérifier la disponibilité de vos collaborateurs pour la planification d’un événement, vous pourrez réserver un équipement ou une salle de réunion, ou votre assistante pourra également co-éditer votre calendrier...

Rassurez-vous il est possible d’identifier des rendez-vous personnels ou privés dans ce calendrier. L’identification de ce type d’événements sera grisée vis-à-vis de vos collaborateurs. Ils n’auront donc pas accès aux détails de vos rendez-vous personnels ou privés.

2 - Le point sur les fonctionnalités de la messagerie Exchange Outlook

Exchange Outlook est un produit Microsoft qui s’intègre totalement à l’écosystème Microsoft avec l’OS Windows. Au cours de ces dernières années, Microsoft n’a cessé d’élargir ses horizons en termes d’intégration et de compatibilité. Ainsi,  la messagerie Outlook s’intègre facilement autant sur Mac que sur Windows, mais aussi sur Android, iOS, etc… D’ailleurs, Microsoft est désormais un des premiers contributeurs mondiaux dans la communauté Open Source.

En ce qui concerne l’utilisation de la messagerie Exchange Outlook, de nombreuses modifications ont été apportées depuis la version de 2017. Ainsi, une foule de petites fonctionnalités sont venues s’ajouter à l’expérience utilisateur des clients Outlook, notamment les avertissements pour les utilisateurs avant l’envoi même du message (adresse erronée, problème de risque de distribution,…).

En outre, divers modules externes intégrables à la messagerie Outlook permettent de profiter d’un maximum de fonctionnalités. Par exemple, le module « FindTime » qui peut être utilisé grâce au service de calendrier synchronisé avec tous les contacts. FindTime permet de définir le meilleur créneau horaire pour fixer des rendez-vous avec plusieurs collaborateurs.

Grâce au serveur Exchange, les possibilités en termes de fonctionnalités sont plus nombreuses :   archivage automatique, protection contre la perte de données, limitation des envois de fichiers de l’entreprise en dehors de l’organisation, etc.

3 - Microsoft Exchange Outlook VS Gmail

Microsoft Exchange est une solution de serveur de messagerie destinée à un usage professionnel. Ce n’est pas la seule solution de messagerie professionnelle que l’on peut trouver sur le marché mais grâce à ses nombreuses fonctionnalités et son interconnexion avec les autres produits Microsoft Office 365, il se distingue du lot. Les autres solutions sont encore rares à avoir évolué pour répondre aux nombreux besoins des utilisateurs.

Le principal concurrent d’Outlook Pro est le client de messagerie Gmail qui multiplie les offres pour les professionnels. En effet, il s’intègre désormais dans la suite professionnelle de Google (GSuite ou GApps) en fait un concurrent sérieux d’Exchange. Néanmoins, quelques problèmes ont ralenti cette progression (le mauvais accueil de Google en Chine par exemple). De plus, la suite Google a encore quelques améliorations à faire en termes de sécurité et protection des données, un point ô combien important pour les professionnels.

A lire : Office 365 vs Google Suite : le comparatif

4 - Intégration de la messagerie Exchange à l’environnement de production : comment ça marche ?

Grâce aux mises à jour constantes apportées à ses solutions professionnelles par Windows, la messagerie Exchange Outlook s’est pleinement intégrée à l’environnement Microsoft. La plupart des entreprises utilisent actuellement la suite de collaboration Microsoft Office 365 et le système d’exploitation Windows pour des raisons de compatibilité, de protection et de gestion des données.

Pour pouvoir profiter entièrement des possibilités des logiciels et services, il est nécessaire de disposer de tous les produits qui sont compatibles les uns avec les autres. Avec la messagerie Exchange, il est possible de bénéficier de toutes les interconnexions avec tout l’environnement Office 365 : intégration de Skype Entreprise pour la gestion des réunions, SharePoint ou OneDrive pour partager les ressources, Planner, OneNote…. La messagerie Exchange améliore la productivité de l’entreprise et permet de disposer du service adapté à chaque action sans avoir à jongler entre plusieurs plateformes.

5 - Migration des données de messagerie mail professionnelle

Si l’entreprise dispose déjà d’une solution de messagerie professionnelle, il faudra passer par une première phase de messagerie vers Exchange. Il faut savoir qu’en fonction de la messagerie, il est possible que l’importation des données dans leur totalité présente quelques difficultés. Certains intégrateurs de messagerie incitent même à l’abandon d’une partie des données pour éviter un surcoût.

Néanmoins, la messagerie Exchange Outlook facilite la migration et l’importation des données supérieure aux concurrents. Cela peut être un véritable atout pour un projet de grande envergure. Une intervention manuelle ne sera pas requise si le déploiement et la synchronisation des profils des utilisateurs se font de manière automatique, ce qui permet de gagner du temps. A noter que ce déploiement automatique des profils est disponible avec Outlook Exchange. Il est ainsi possible de lancer la migration par lot et voir les boîtes mails se déployer de manière progressive.  

6 - La migration vers Outlook pro

  • Plus de disponibilité pour les mails pro

Avec les solutions Cloud, les entreprises se sont ouvertes à de nouveaux horizons mais également à de nouvelles problématiques. En effet, il est devenu obligatoire d’exploiter les outils de collaboration et services en dehors du réseau de l’entreprise, notamment en situation de mobilité. Cela a augmenté de manière considérable le périmètre d'action et de protection nécessaire pour couvrir les utilisateurs. Il est donc essentiel d’assurer un service hautement disponible pour que la messagerie professionnelle soit performante.

Les serveurs Exchange ont bénéficié d’une conception pour en faire une solution destinée aux professionnels. Une équipe technique complète est requise pour la maintenance de l’infrastructure de messagerie et la réalisation de toutes les évolutions et interventions nécessaires.

  • Synchroniser Exchange Outlook pour tous les périphériques

Pour synchroniser la messagerie professionnelle, « ActiveSync » est un outil essentiel de la messagerie Exchange Outlook. Il permet d’accéder à toutes les informations mails telles que le calendrier, les pièces jointes ou les contacts sur divers périphériques ou par le biais de différents clients de messagerie comme Outlook par exemple. ActiveSync est un module de synchronisation très performant.

7 - Quelles sont les nouveautés Exchange 2019 ?

Pour ce qui est des nouveautés, Microsoft a procédé à une révision de sa copie sur plusieurs aspects pour Exchange 2019. Au niveau sécurité, il sera désormais possible d’installer directement Exchange 2019 sur Windows Server Core, qui est la version minimaliste de Windows Server. Côté performances, comme les besoins matériels et la puissance serveur se sont accrus, Exchange peut aisément tourner avec des serveurs jusqu’à 48 processeurs et 256GB RAM.

En outre, une amélioration de l’expérience utilisateur est aussi initiée notamment par la recherche. Ainsi, la technologie Bing fait maintenant partie d’Exchange 2019 pour accroître la rapidité des recherches. Par ailleurs, il est plus facile de partager le calendrier et la fonctionnalité permettant de bloquer un transfert mail sera bientôt disponible.

8 - Les nouveautés sur l’administration et la performance pour Exchange 2019

Une amélioration de l’expérience d’administration a également été initiée pour Exchange 2019. Ainsi, il est désormais plus facile de gérer les permissions utilisateurs tandis que les administrateurs peuvent gérer directement les événements sur les calendriers de ces derniers.

Microsoft a de plus fait une annonce selon laquelle la fonctionnalité de messagerie unifiée ne va plus être disponible avec Exchange 2019. En conséquence, les intégrations de PBX tiers et Skype for Business Server ne communiqueront plus avec Exchange Server 2019. Les entreprises qui souhaitent utiliser la solution vont donc devoir passer par Skype for Business Server 2019 avec Cloud Voicemail ou procéder à une migration vers Office 365.

Une révision de la gestion et l’utilisation de la mémoire a aussi été initiée pour Exchange 2019. Les détails concernant ce sujet ont été annoncés lors du Microsoft Ignite 2018 fin septembre dernier.  

9 - Quels sont les produits connexes à Microsoft Exchange Outlook ?

  • Exchange Online

Exchange Online permet d’accéder aux courriers électroniques, agendas et contacts et ce, sur tous les types de supports mobiles ou non. Il est disponible dans les offres Business Essentials, Business Premium, E1, et E3.

  • Exchange Online Protection

Il s’agit d’un service qui filtre le courrier électronique dans le Cloud qui offre une protection contre les spams, les logiciels malveillants ainsi que les tentatives de violation de stratégie de messagerie. Exchange Online Protection simplifie la gestion de l’environnement de messagerie et réduit le nombre de tâches liées à la maintenance du matériel et des logiciels locaux. EOP propose des fonctionnalités de protection déployées sur un réseau international de centres de données permettant de simplifier l’administration des environnements de messagerie.

  • Archivage Exchange Online

C’est une solution d’archivage basée sur le Cloud aidant l’entreprise dans la résolution des problèmes liés à l’archivage, à la conformité, la réglementation et à l’eDiscovery. Archivage Exchange Online est compatible avec Exchange Server 2019, 2016, 2013 et 2010 et est disponible sous forme de service complémentaire pour les messageries hébergées en ligne.

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