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Par Marine Gervasoni

Qu'est-ce que SharePoint Online et quels sont ses avantages ?

SharePoint est un service proposé par Microsoft et disponible dans les abonnements Office 365. Sa version Saas (en ligne) est SharePoint Online. Et comme beaucoup de personnes, vous vous demandez peut-être : qu'est-ce que SharePoint Online ? Et surtout, quels sont ses avantages ? Cet article vous propose de faire le point.

Qu'est-ce que SharePoint Online ?

SharePoint Online, intégré dans le Portail Office 365, est une plateforme collaborative qui permet de créer des sites d'équipes dynamiques, d'échanges ou dédiée à un projet, une division ou un département d'entreprise. Sur ces sites, les utilisateurs autorisés pourront stocker, partager et organiser des documents de travail avec leurs collègues ou partenaires extérieurs. Très pratique à l'heure où le travail à distance ou télé-travail ne cesse de prendre de l'ampleur.

guide microsoft office 365

Quels sont les avantages de SharePoint Online ?

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Avantage SharePoint Online #1 : légèreté

A la différence de SharePoint Server, ce service est hébergé sur le Cloud Microsoft. Aucun serveur physique ni ressource interne n’est nécessaire pour pouvoir l’utiliser.

Avantage SharePoint Online #2 : collaboration

SharePoint Online est clairement tourné autour des actions collaboratives et la gestion de projet. Vos collaborateurs ainsi que les partenaires externes impliqués pourront centraliser tous leurs documents / fichiers sur un espace de travail conçu pour leur projet commun.

Avantage SharePoint Online #3 : Efficacité

Outre le fait que le travail collaboratif soit plus aisé, les sites sont créés par les utilisateurs en fonction de leurs droits. Ils en gèrent le contenu, l’organisation et l’interface de façon très intuitive. Un collaborateur sera plus efficace avec un outil qu’il maîtrise d’autant plus s’il en est l’investigateur.

Avantage SharePoint Online #4 : Accessibilité

Ce service Cloud n’est par définition rattaché à aucun matériel. Vos collaborateurs auront donc accès à leur interface depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur) et à n’importe quel moment.

Avantage SharePoint Online #5 : Sécurité

Microsoft déploie des mesures de sécurité accrues sur chacun de ses services. SharePoint n’est pas en reste. L’accès aux documents qui y sont stockés est soumis à un contrôle. Tout comme le partage, qu’il soit interne à votre entreprise ou destiné à des partenaires extérieurs.

Avantage #6 : Organisation

SharePoint Online permet de créer des sites d’équipe ou de communication. Chacun de ces sites détient une adresse URL propre et est rattaché à un site « parent ». L’arborescence de votre collection de sites sera donc parfaitement lisible.

Avantage #7 : Synchronisation

Vous avez la possibilité de relier SharePoint à vos autres applications Microsoft. Vous pourrez donc consulter vos emails et agenda depuis votre interface, dupliquer vos sauvegardes grâce à Microsoft OneDrive et modifier directement en ligne vos document grâce à la suite Office

Quelles sont les fonctionnalités de SharePoint ?

  • Portail : l'outil propose une infrastructure web inédite permettant de créer des sites intranet, extranet et internet.
  • Documents : facilitation de la gestion des documents et fichiers de la société. L'ensemble des documents sont réunis en un seul endroit, les collaborateurs accèdent aux informations utiles comme les données clients, les prix, les offres...
  • Projets : tous les utilisateurs ont la possibilité de participer à un cycle de vie de gestion de contenu réglementé et conforme. SharePoint permet d'améliorer l'expérience utilisateur, les processus et les stratégies.
  • Recherches : les utilisateurs peuvent rechercher des contenus, des informations, les données métiers ainsi que les personnes qui pourraient leur être utiles sur une plateforme intégrée.
  • Processus et workflow : automatisation des procédures et processus de travail.
  • Intégration et rapports : les utilisateurs accèdent à des données structurées / non structurées afin de créer des rapports intuitifs (Excel, Access, Visio...).

Quelles sont les spécificités de la version SharePoint Online ?

Certaines fonctionnalités sont en effet spécifiques à la version SharePoint Online.

Sites

  • Sites d'équipes et intranet (plusieurs modèles standard SharePoint) ;
  • Sites extranet : 50 licences d'accès partenaires sont disponibles dans le licence, au-delà il faut commander des licences supplémentaires ;
  • Site internet simple personnalisable avec le logo de la société et à choisir parmi les modèles pré-établis.

Communautés

  • Sites personnels avec espace de stockage privé et une page standardisée pour la définition de leurs informations personnelles ;
  • Wikis et blogs ;
  • Tags qui permettent aux utilisateurs de marquer des tags ou commentaires standardisés.

Contenu

  • Possibilité d'éditer dans le navigateur grâce aux Office Web Apps.

Recherche

  • Recherche contextuelle et phonétique avec le moteur de recherche de SharePoint ;
  • Recherche de personnes et de leurs expertises, en présence de sites personnels.

Décisionnel

  • Accès à Excel et Visio Services.

Composites

  • Déployer des solutions développées de manière spécifique avec le mécanisme des sandbox, sans avoir besoin de la validation préalable de Microsoft ;
  • Access Services (données obtenues grâce au navigateur) ;
  • Forms Services (formulaires d'entreprise) ;
  • Déploiement de workflows avancés ;
  • Ajout des Webparts Silverlight.

Aperçu des possibilités du site SharePoint

  • Gérer des projets avec le diagramme de Gantt ;
  • Utiliser des modèles de sites pour la collaboration ou la gestion des réunions ;
  • Travailler en mode hors connexion ;
  • Utiliser les sites wikis et blogs ;
  • Créer des processus, des formulaires et des workflows ;
  • Générer des rapports avancés ;
  • Intégrer des données provenant d'autres applications (ERP, Compta, CRM...).

Avez-vous besoin d'informations supplémentaires ? Rapprochez-vous d’un partenaire Microsoft, SharePoint Online sera certainement une réponse à vos attentes en matière et mobilité, accessibilité et sécurité des données. Pour aller plus loin, n'hésitez pas à télécharger notre guide sur Microsoft Office 365.

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