Contactez-nous
Par Marine Gervasoni

Messagerie professionnelle : 9 raisons d'utiliser Outlook

05 décembre 2017 Outlook, Messagerie

L’outil de messagerie professionnelle proposé dans les services de Microsoft Office 365 est Outlook + Exchange. Cet outil de communication présente de nombreux avantages pour votre entreprise, et ce, quelle que soit sa taille.  Nous choisissons dans cet article de vous en présenter 9.

1- Microsoft Outlook, une messagerie professionnelle qui vous permet de communiquer avec un nom de domaine qui vous est propre !

Beaucoup d’entreprises travaillent encore avec un nom de domaine gratuit, du type : votreentreprise@gmail.com , votreentreprise@hotmail.com ou encore votreentreprise@orange.fr... Ces gros faiseurs de la messagerie n’ont plus de notoriété à se faire… Mais vous OUI !

Alors, pourquoi ne pas communiquer grâce à une adresse mail professionnelle et personnalisée en utilisant votre nom de société comme nom de domaine (ex : jean.dupont@votreentreprise.fr) ? L’effet n’en est que plus professionnel et la communication de vos collaborateurs est harmonisée. L'email est devenu aujourd'hui le mode de communication le plus répandu dans les entreprises.

Envoyer un email / message n'est pas anodin et doit être le reflet de votre entreprise : un nom de domaine commun, une mise en page normée sont les points de départ de votre communication d’entreprise.

guide microsoft office 365

2- Outlook vous permet de créer des signatures personnalisées

messagerie-professionnelle-outlook.jpg

Vous aurez la possibilité de créer autant de signatures email que vous le souhaitez (avec bien sûr du texte, des images, votre logo...). Vous pourrez envisager de créer des signatures éphémères pour relayer une information type : présence sur un salon, promotion du mois… L’e-mail reste votre premier vecteur de communication d’entreprise. C'est un fait, en maîtrisant votre image de marque et la manière dont vous la véhiculez dans votre communication, vous améliorerez votre compétitivité.

3- Microsoft Outlook vous permet de consulter plusieurs boites de messagerie simultanément

Outlook Exchange vous offre la possibilité de consulter plusieurs boîtes mail simultanément. En effet vous pourriez par exemple vouloir recevoir et/ou consulter vos emails personnels (par ex. vous@votreentreprise.fr) et ceux de votre boite générique (par ex. contact@votreentreprise.fr ). Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps et d'être ainsi plus productif. Vous centralisez au sein d'un seul et même endroit toutes vos boites mail.

A lire : Comment organiser les contacts par catégories sur Outlook ?

4- Outlook permet de développer le travail collaboratif

Outlook Exchange favorise la collaboration dans votre entreprise. Tous vos services Outlook peuvent être partagés, consultés, modifiés suivant les paramétrages que vous mettez en place.

En effet, un gérant d’entreprise peut désigner son assistante comme rédactrice de son agenda : celle-ci pourra créer des rendez-vous ou les modifier… Vous pourrez aussi décider d’une boite de données "contact" commune à tous vos collaborateurs, pour les autres le partage des cartes de visites est facilement exploitable. Grâce à cette messagerie professionnelle disponible sur tous les terminaux (mobile, tablette, ordinateur...), vous pourrez augmenter sans nul doute votre productivité.

5- Outlook vous donne accès à des services additionnels

En plus d’un service de messagerie professionnelle, Outlook Exchange c’est aussi une base de données Contact, un calendrier ainsi qu’une gestion des tâches et notes. Tous ces services sont associés : vous pouvez inviter un contact à une réunion, un mail lui sera envoyé automatiquement. Des services additionnels qui vont vous permettre d'améliorer l'organisation de vos données, de vos ressources...

6- Outlook vous permet d'envoyer un mail à partir de Word

La fonction e-mailing est très intuitive grâce à la combinaison de Outlook et Word. Tapez directement votre message sur Word et en quelques clics il sera transmis individuellement à toute ou partie de votre base de données Contact.

7- Outlook permet d'améliorer la sécurité de votre informatique

Il faut noter que Outlook Exchange est aujourd’hui le service de messagerie professionnelle le plus sécuritaire. Un tri automatique draconien est effectué, tri que vous pouvez aisément moduler et/ou renforcer.

8- Outlook permet d'améliorer l'accessibilité

messagerie-professionnelle-microsoft-outlook.jpg

Les services Microsoft Office 365 ont la particularité d’être accessibles partout, tout le temps et sur n’importe quel appareil. Outlook Exchange dispose aussi d’un mode de travail hors connexion qui vous permettra de préparer vos e-mails, ceux-ci seront envoyés dès que la connexion sera retrouvée.

9. Outlook permet d'effectuer un classement optimisé de vos dossiers et fichiers

Afin de conserver une boite mail "organisée" pour faciliter le traitement et la recherche d’e-mail, vous avez la possibilité de créer un nombre infini de sous dossiers dans votre boîte de réception.

De plus, un email ainsi que les réponses apportées par les différents destinataires peuvent être classés en conversation. Lors de la recherche des éléments vous aurez donc accès à tous les mails reçus et envoyés au court de cet échange.

D'autre part, toujours dans le but de gérer un flux important d’e-mails reçus, vous pourrez créer des règles plus ou moins complexes de réception. Celles-ci vous permettront de classer automatiquement un mail dans son dossier et ainsi éviter une surcharge de votre boite mail professionnelle.

Pour de plus amples informations, n'hésitez pas à télécharger notre guide sur Microsoft Office 365.

microsoft-office-365-mixconcept-societe-informatique-lyon
ebook Le guide du débutant de Microsoft Office 365 Télécharger maintenant