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Pourquoi choisir Microsoft Office 365 pour votre entreprise ?

Les applications Office 365 ne sont pas seulement Word, Excel et PowerPoint. C’est bien plus que cela. Office 365 regroupe un ensemble d’applications et de services accessibles en ligne. Cet article n'a pas vocation à vous expliquer en détail chaque application mais plutôt de vous donner un aperçu de tous les outils / services ainsi que de vous montrer l’étendue de leurs possibilités.

Constats

Le travail devient MOBILE

Vos collaborateurs travaillent tous sur différents supports (PC, tablette, smartphone...) et différents environnement (Windows, Apple...). Office 365 leur offre un accès facile à leurs outils de travail depuis n’importe quel appareil, qu’ils soient connectés ou travaillent en mode “hors connexion”.

Le travail devient CONNECTE ET SOCIAL

Office 365 permet un partage des fichiers simplifié, la coédition et gestion de documents ainsi que leurs conversations sur réseaux sociaux.

Le travail devient PLUS COLLABORATIF

La collaboration est la valeur mise en avant par Microsoft Office 365. Vous pourrez travailler en groupe et en simultané sur vos documents, accéder à vos données n’importe où, vos outils de travail seront disponibles 24h/24 et vous disposerez d’outils de partage.

Quelques chiffres clés

  • 66% des salariés utilisent leurs équipements personnels pour leur travail (Microsoft, 2017) ;
  • 77% des PME utilisent le Cloud (Microsoft, 2017) ;
  • 54% des PME ont la sécurité dans leurs Top Priorités ;
  • 1 PME sur 5 est victime d’une cyber-attaque chaque année.

Qu'est-ce que Microsoft Office 365 ?

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Office 365 est un service d’abonnement basé sur le cloud (hébergé sur des serveurs externes) qui rassemble tous les services et les outils les plus adaptés aux nouvelles méthodes de travail afin de vous permettre de développer votre entreprise.

Office 365 permet par exemple à tous les utilisateurs de créer et de partager des documents depuis n’importe où et n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur), de bénéficier d’une boite mail professionnelle, d’une messagerie instantanée, de créer des présentations, d’organiser des réunions en ligne ou encore de créer des sites d’équipe...

Grâce à la puissance du cloud et des diverses applications, Office 365 répond aux besoins de mobilité, de communication / collaboration en temps réel, de productivité et de sécurité des données.

guide microsoft office 365

Quels sont les avantages de Microsoft Office 365 ?

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L’objectif de Microsoft est de mettre à la disposition des sociétés qu’elles que soient leur taille (TPE, PME, grands comptes...) des outils modernes et efficaces pour leur permettre d’optimiser leur organisation et surtout de se concentrer ce sur ce qui compte vraiment : l’optimisation des coûts, la fidélisation de la clientèle, les ressources humaines, la recherche et le développement...

Mobilité

  • 63% des salariés sont en situation de mobilité au moins une fois par semaine (source : Microsoft) ;
  • Accédez à toutes les applications Microsoft Office 365 et vos données et outils où que vous soyez (en déplacement, au bureau...), en mode connecté ou déconnecté.

Sécurité & Fiabilité

  • 96% des PME en France estiment bénéficier d’une sécurité accrue grâce au cloud (source : Microsoft) ;
  • Stockez tous vos documents dans le cloud dans un espace sécurisé. Vous ne risquez plus de perdre vos données et en contrôlez toujours l’accès.

Multi-appareils

  • 50% des utilisateurs plus de 3 appareils différents en une journée (source : Microsoft) ;
  • Accédez à tous vos documents depuis n’importe quel appareil (PC, Mac, iPhone, iPad, smartphones et tablettes Android, Windows Phone, tablettes Windows...) et à n’importe quel moment.

Structure de coûts variable

  • De plus en plus d’entreprises souhaitent lisser leurs dépenses en infrastructures et logiciels (source : Microsoft)
  • Les abonnements Office 365 peuvent être déclarées comme dépenses d’exploitation et non comme dépenses d’investissement. Le coût mensuel est prévisible.

Collaboration

  • 94% des gens se sentent submergés par la masse d’informations qu’ils reçoivent. Il faut donc savoir la traiter et la partager de façon pertinente (source : Microsoft) ;
  • Améliorez la collaboration au sein de l’entreprise grâce à des outils permettant de communiquer en temps réel.

Focus sur le cœur de métier

  • 84% des PME expliquent que le choix d’un service Cloud leur permet d’investir du temps et de l’argent dans le développement et l’innovation (source : Microsoft) ;
  • Une version d’office toujours mise à jour, une gestion facile des utilisateurs grâce à une console d’administration unique et simplifiée.

Quels sont les outils d'Office 365 ?

4.1 - Suite Office

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Office 365 inclut, selon l’offre choisie, les outils les plus connus telles que Word, Excel, Outlook, OneNote, Publisher, OneDrive Entreprise ou encore Access. Vous connaissez probablement la plupart d’entre elles ; c’est la raison pour laquelle nous ne nous attarderons pas trop sur ces applications dans cet article. Si vous optez pour Office 365, vous bénéficierez toujours des versions des logiciels les plus récentes et vous n’aurez pas à vous soucier des mises à jour qui se feront automatiquement. Intéressant, non ?

A lire : La Suite Office 2019 de Microsoft est désormais disponible !

4.2 - OneDrive Entreprise

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OneDrive Entreprise (équivalent d’un Dropbox) est le service de cloud computing de Microsoft dédié aux professionnels qui permet de stocker vos fichiers, de les partager avec d’autres personnes de l’entreprise et d’y avoir accès depuis n’importe quel appareil (Android ou iOS) et à n’importe quel moment. Vous avez également la possibilité de partager des fichiers et des données avec des personnes extérieures à votre société.

Contrairement à OneDrive qui est un espace de stockage personnel gratuit, OneDrive Entreprise est parfaitement adapté aux PME, ETI et grands comptes. Connecté à Office 365, vous bénéficierez notamment d’un espace de stockage de 1To et des fonctionnalités OneDrive Premium : Office pour PC et Mac, sécurité renforcée, liens de partage temporaires, restauration de fichiers, dossiers en mode hors connexion, détection de cyber-attaques (rançongiciel) et récupération, etc. Pour aller plus loin, je vous invite à consulter notre article sur les avantages de OneDrive Entreprise.

4.3 - SharePoint Online

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SharePoint Online est l'une des applications disponibles dans Office 365. A l’inverse de SharePoint Server qui est déployé sur votre propre serveur, SharePoint Online est quant à lui hébergé sur le cloud. Cet outil collaboratif permet de créer des sites d’équipes, un intranet ou un extranet.

Il peut également être utilisé comme un outil de Gestion électronique des documents (GED). SharePoint Online est ouvert à des personnes extérieures à l’entreprise où qu’elles soient, ce qui permet d’encourager le travail collaboratif et la communication avec les clients. Pour aller plus loin, je vous encourage à consulter notre article sur les avantages de SharePoint Online.

4.4 - Exchange Online & Outlook

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Exchange Online est le serveur de messagerie hébergé sur le cloud dédié aux professionnels et le client de messagerie permettant de s’y connecter est Outlook. Exchange Online ne se télécharge donc pas, contrairement à Outlook. A noter qu’il est tout à fait possible de configurer plusieurs adresses de messagerie.

En optant pour Outlook, vous bénéficierez de multiples fonctionnalités : une boîte de réception professionnelle, une solution de calendrier performante, une liste de tâches, une base de contacts, protection contre le courrier indésirable, chiffrement des messages, archivage des emails, protection contre les menaces en ligne, etc.

4.5 - Skype Entreprise

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A l'inverse de la version gratuite (celle que tout le monde connaît) qui est parfaitement adaptée pour les petites entreprises de moins de 20 personnes, Skype Entreprise est idéale pour les PME, ETI et grands comptes. Cet outil de collaboration intuitif permet de favoriser grandement les interactions entre les collaborateurs de l’entreprise.

Voici quelques-unes de ses fonctionnalités : réunions en ligne (jusqu’à 250 participants) / visio-conférences, messagerie instantanée, appels audio et vidéo, partage de bureau et de fichiers, accès distant... Pour en savoir plus, je vous invite à découvrir notre article sur les principales fonctionnalités collaboratives de Skype Entreprise.

4.6 - Microsoft Teams

Lancé officiellement en mars 2017, Microsoft Teams est un outil de messagerie d’équipe qui vise à proposer une alternative à Slack. Cette plateforme collaborative est intégrée à toutes les applications Office 365 (telles que Skype, Word, Excel, OneNote, SharePoint...), ce qui en fait un avantage considérable.

Cet outil permet par exemple de créer des fils de discussion privés / publiques par équipe, par projet ou par thématique. Pour chaque fil de discussion, il est possible de partager des documents, de chatter bien sûr ou encore de recevoir des notifications provenant d’autres applications. En résumé, toutes les conversations, contenus et applications d’une équipe de travail sont réunies au sein de Microsoft Teams.

Office 365 vous intéresse ?

Microsoft Office 365 vous intéresse mais vous ne savez pas forcément quelle version choisir pour votre entreprise ? Nous avons réalisé pour vous un comparatif des trois abonnements Office 365 ; n’hésitez pas à le consulter !

Vous pouvez aussi solliciter notre entreprise informatique, partenaire Microsoft Silver depuis de nombreuses années. En plus de bénéficier de nos conseils pour choisir la formule qui correspond le plus à vos besoins, nous pourrons bien évidemment prendre en charge l’installation et la gestion d’Office 365 pour votre entreprise.