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Par Marine Gervasoni

Gérer ses mails professionnels au quotidien : 6 astuces !

16 janvier 2018 Messagerie

Les flux de mails sont de plus en plus importants de nos jours. Vous recevez des dizaines de nouveaux messages électroniques chaque jour. Tous ces e-mails sont autant de sollicitations plus ou moins importantes qu'il faudra traiter (ou non) de façon plus ou moins urgente. Au-delà de la diffusion d'informations, les emails peuvent être des pièces justificatives à conserver (NB : les courriers électroniques sont reconnus légalement comme un "commencement de preuve" en cas de litige). Certains mails doivent donc être classés et sauvegardés afin que vous puissiez les retrouver facilement en cas de besoin...

Comment ne pas perdre de temps à retrouver la copie du bon de commande signé envoyé par Monsieur Dupont il y a 2 voire 3 ans ? Nous vous proposons ici quelques pistes de classement pour une organisation optimale de votre boîte de réception. L'idée est que cette dernière soit le reflet de votre "to-do list" du moment.

Les serveurs de messagerie professionnelle vous offrent une grande capacité de stockage : mais le but n'est pas de l'utiliser au maximum ! Donnez-vous le challenge de classer et supprimer (car il n'est pas nécessaire de tout conserver) les milliers d'emails qui encombrent votre boîte mail.

Ne prenez pas peur, aujourd'hui, de nombreux outils vous permettent de classer et de structurer en quelques clics votre boite mail professionnelle sans tout relire ! Nous vous avions déjà livré différentes bonnes pratiques pour votre messagerie professionnelle.

Messagerie professionnelle : 6 pistes pour gérer ses mails au quotidien et gagner en productivité !

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  1. Commencez par créer des dossiers et des sous-dossiers associés à votre boîte de réception (par exemple : vos fournisseurs, vos clients, etc.) en fonction de vos modes de fonctionnement et de votre organisation. Cette possibilité dépend du choix de votre logiciel de mails professionnels.

  2. Créez des règles de classement automatiques pour les emails reçus et/ou à recevoir afin de les ranger automatiquement dans les bons dossiers ou sous-dossiers.

  3. Supprimez tous les emails inutiles ou qu'il n'est pas nécessaire de conserver : des notifications de promotions échues, des newsletters datées... Une règle automatique peut aussi le faire à votre place !

  4. Rajouter une option à votre messagerie professionnelle pour que votre corbeille soit vidée à chaque fermeture de l'application.

  5. Enregistrez une copie des emails à absolument conserver dans le dossier adéquat de votre serveur de messagerie professionnelle ou de votre espace de stockage Cloud, puis supprimez-le de votre boîte de réception. Cet email sera conservé dans le dossier adéquat et consultable, notamment par le nouveau collaborateur qui n'aurait pas bénéficié d'un transfert du message puisqu'il n'était pas encore dans la structure.

  6. Appliquez une norme de rédaction pour l'objet de vos emails. En un seul coup d'oeil, vous et votre destinataire connaîtrez le contenu de l'email. Le classement et la recherche postérieure du courrier seront facilités. Les bonnes pratiques de rédaction d'un email sont primordiale pour une organisation sans faille ! 

Bien sûr, tous ces conseils peuvent également s'appliquer au dossier "Eléments envoyés". Une fois ces règles mises en place, seuls les emails qu'il vous reste à lire et à traiter apparaîtront dans votre boîte de réception. La gestion de vos emails sera ainsi grandement facilitée !

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