Office 365 ou Google Suite ? Lequel choisir ? Cette question taraude de nombreuses entreprises. Outre les services de messagerie professionnelle proposés, il convient de « mettre à plat » les différentes fonctionnalités et « Apps » proposées par Google et MICROSOFT.
Partisans Google et Microsoft voient en chacun de leurs outils des avantages déterminants dans leur choix. Nous avons ici décidé de jouer le match entre ces 2 gros faiseurs afin d’obtenir un avis éclairé permettant de choisir la suite applicative la mieux adaptée à vos attentes, objectifs et stratégie d’entreprise.
Dans cet article, voici un comparatif des deux solutions Office 365 vs Google Suite, basé sur différents critères.
1. E-mail
Gmail et Outlook (via Exchange) sont les 2 leaders du marché en matière de serveur mail : portés par les 2 géants des technologies Informatiques Google et Microsoft qui se disputent depuis des années la place de leader sur les différentes strates du marché.
L’offre de base Microsoft est bien plus intéressante que celle proposée par Google. En effet, Microsoft propose dès ses premiers abonnements 50Go de stockage de mails en plus des 1 To disponibles sur le cloud pour chacun des utilisateurs. A titre de comparaison, les offres de base Google Suite n’offrent que 30Go de stockage aux utilisateurs. Les abonnements Google ne deviennent intéressants au point de vue stockage des mails qu’à partir des offres « Affaire » et de 5 utilisateurs où la capacité des boites de réception sera alors illimitée.
Il convient cependant de préciser que la capacité de stockage d’une boite de réception n’est pas forcément à exploiter dans son entier ! En effet, dans un précédent article, nous vous avions démontré qu’une boite de réception triée et organisée permettait de gérer les flux importants de mails et que tous ces échanges n’avaient pas vocation à être sauvegardés (ou du moins que la boite de réception n’était pas le lieu de sauvegarde des courriers électroniques stratégiques pour l’entreprise). Retrouvez ces bonnes pratiques pour une boite de réception mail bien organisée dans notre article dédié.
Toujours en vue d’optimiser l’utilisation de votre messagerie professionnelle, Gmail ne permet pas encore de classer et trier automatiquement les mails entrants et sortants ; à la différence de Outlook qui offre la possibilité de créer des sous-dossiers et les règles automatiques de réception associées.
2. Les outils d’édition
L’utilisation des outils d’édition est un argument de taille dans la prise de décision. En effet, les applicatifs Microsoft montrent de meilleurs performances que leurs équivalents édités par Google.
Word, Excel ou encore Power Point sont disponibles dans les abonnements Microsoft Office 365 en version online et / ou en version de bureau.
Google Suite ne propose que des versions online de ses outils d’édition. Ces derniers sont d’ailleurs reconnus plus aboutis en termes d’ergonomie et de facilité d’utilisation ; par contre Microsoft marque un point quand on parle « performances » ou « comptabilité de transferts ».
3. Les fonctions collaboratives
Les deux offres de services partagent l’avantage de proposer des applications online qui favoriseront le travail collaboratif et la coédition. Dans un contexte où le télétravail est prisé par les entreprises et les collaborateurs, il est donc nécessaire d’avoir des outils adaptés et flexibles.
C’est cet aspect qui sera d’ailleurs l’inconvénient principal de Microsoft Office 365 : en effet les utilisateurs aiment encore beaucoup installer les applications sur leurs bureaux ; les fonctionnalités collaboratives étant plus intuitives sur les versions web, si les utilisateurs ne font pas la démarche de mettre les documents crées sur les espaces cloud partagés, le travail collaboratif et la coédition ne seront pas possibles.
Cette démarche demandera aux utilisateurs de changer leurs habitudes, ce qui n’est pas une moindre affaire dans la plupart des structures. L’enregistrement sur le bureau des fichiers rassure encore beaucoup, à tort, les utilisateurs.
Les fonctionnalités collaboratives sont un peu plus faciles à prendre en main dans Google Suite car les outils disposent de beaucoup de fonctionnalités et ont été créés pour la collaboration et la coédition. A contrario de Microsoft qui a d’abord été éditeur de solutions bureautiques pour ensuite y intégrer des fonctionnalités collaboratives.
4. Communication
Google et Microsoft propose tous deux un outil de communication et appels vidéo : Meet chez Google et Teams chez Microsoft.
Ces deux outils sont comparables en termes de performances et fonctionnalités : vous pourrez passer des appels vidéo, organiser des réunions avec des membres internes ou externes à votre organisation, partager vos écrans, enregistrer les réunions, utiliser vos appareils mobiles pour suivre et participer à une réunion… à chaque fois les événements programmés sur Hangouts Meet et Microsoft Teams seront reportés sur votre Google agenda ou votre calendrier Outlook.
Cependant 2 différences notables sont à souligner :
- Microsoft Teams propose également une fonction de conversations instantanées. Ces conversations peuvent même être organisées en canaux de discussion. Cette fonctionnalité sera très appréciée par les membres d’une équipe qui pourront ainsi organiser les échanges. Hangouts Meet de Google est vraiment réservée aux appels et réunions vidéo. Pour avoir accès au tchat les utilisateurs de Google Suite devront télécharger et utiliser une autre application : Hangouts Chat. Les utilisateurs devront donc « jongler » entre deux applications.
- L’autre différence notable en matière de réunions provient du nombre de participants géré par Meet et Teams. En effet, Microsoft Teams permet d’organiser des réunions comptant jusqu’à 250 participants (voir même 10000 pour les abonnements E3 ou E5 ! … ). Google Meet quant à lui limite le nombre de participants à 25 (jusqu’à 100 pour les abonnements les plus complets). Vous nous direz surement qu’une réunion comptant 10000 participants risque d’être ingérable… par contre, l’animation de formations à distance, webinar, devient tout à fait envisageable et dispense ainsi l’entreprise d’investir encore dans un nouvel outil (apps).
5. Synchronisation des données :
Google Apps et Microsoft Office 365 disposent tous deux d’un support cloud de sauvegarde et synchronisation des données : Google Drive Stream et Microsoft OneDrive.
Ces applications permettent de sauvegarder des documents dans le nuage (et ou localement notamment pour permettre le travail hors connexion).
Ces deux applications ont des modes de fonctionnement et niveau de performances équivalents. Microsoft offre simplement la possibilité de synchroniser des documents en local et sur le Cloud automatiquement alors que chez Google les documents doivent être ouverts pour être sauvegardés localement.
En termes de capacité de stockage, Microsoft offre dans la plupart de ses abonnements 1To de stockage par utilisateurs. Cette capacité devient illimitée à partir des abonnements Plan 2. Chez Google par contre, la capacité de stockage sur le nuage offerte est illimitée dès les premiers abonnements Google Apps.
6. Environnement de travail
Ce paramètre est bien sûr à prendre en compte dans votre choix.
Dans le cas ou votre parc d’entreprise compterait de nombreuses disparités tant en termes de matériels, systèmes d’exploitation, périphériques … Google Suite sera certainement préférable.
Cependant, le premier conseil que nous dispensons est d’uniformiser un parc informatique. En effet, la normalisation de vos outils, procédures et supports hardware et software est une des clés pour assurer la stabilité et la sécurité de votre système d’information. Compte tenu de ce prérequis et de l’hégémonie de Windows 10, Microsoft Office 365 sera la piste à privilégier.
7. Sécurité
Nous venons d’en parler la sécurité sera également un facteur de choix non négligeable. Les solutions Microsoft Office 365 et Google Apps proposent bien évidement des mesures afin de limiter les risques de cyber-attaques et pertes de données.
De ce point de vue, chacune des solutions met donc à disposition une messagerie professionnelle sécurisée, intègre des technologies de sécurisation du cloud, des anti-spam et antivirus. La seule différence est que Google ne propose qu’une authentification à deux facteurs alors qu’ils sont multiples chez Microsoft.
Faisons d’ailleurs un aparté, sur le RGPD (sécurité des données et RGPD étant étroitement liés). Ce système d’authentification forte est une des préconisations en matière de sécurisation des données prônée par le RGPD. Si Google et Microsoft ont annoncé leur mise en conformité au Règlement Européen, notons tout de même que Microsoft domicilie l’ensemble de ses datacenter (pour les abonnés européens) en Europe et en France pour les derniers ! Parallèlement, Google s’est vu condamné par la CNIL à verser une amende de 50 millions d’euros, suite à une plainte collective, comptant plus de 10000 signatures au titre du respect des droits des utilisateurs en matière de consentement et de visibilité sur les données exploitées.
8. Tarification
Un dernier point de comparaison, et non des moindre : le tarif !
Même si ce n’est évidemment pas le seul facteur les politiques tarifaires de Microsoft et Google sont bien évidement à prendre en compte.
Un différence notable aurait certainement faciliter les débats … mais les tarifs restent sensiblement équivalents. Microsoft sera moins onéreux pour tous les abonnements Office 365 (essentiels, business et Premium) mais Google tiendra un léger avantage à partir des abonnements supérieurs.
MIXconcept revenait d’ailleurs sur les tarifs et les offres de One Drive Entreprise dans un précédent article.
En conclusion, si nous devions désigner un vainqueur, il va sans dire que Microsoft gagne la partie. En effet, si Google est reconnu plus innovant, Microsoft, lui rassure en bien des points.
Vous pouvez dès à présent vous abonner aux services de Microsoft Office 365, n’hésitez pas à nous contacter pour ce faire ! Et si vous voulez apprendre plus sur le Microsoft Office 365, vous pouvez télécharger notre guide de Microsoft Office.
