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Mise à jour de la politique de confidentialité de MIXconcept, entreprise informatique près de Lyon

MIXconcept, entreprise informatique près de Lyon, a revu le 24 Mai 2018 sa politique de confidentialité dans le cadre du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) entré en vigueur le 25 Mai 2018.

Soucieux de notre conformité à ce nouveau règlement, vous trouverez ci-après les modalités de stockage et « d’utilisation » de vos données à caractère personnel. MIXconcept, a au 25 Mai 2018, constitué un registre de tous ses traitements de données à caractère personnel et désigné un pilote référent de la continuité sa conformité au RGPD :  Loïc GIRIN (pilotergpd@mixconcept.fr). 

Cette politique de confidentialité couvre les données que nous récoltons quand vous interagissez avec les équipes de MIXconcept, plus concrètement nous détaillerons :

  • Les informations dont nous disposons et comment nous les recueillons ;
  • L’utilisation que nous faisons de ces données ;
  • L’éventuel partage de ces données ;
  • Leur stockage ;
  • Vos droits sur ces données ainsi que les modalités d’exercice de vos droits.

En tant que prestataire informatique, nous avons conclu certains partenariats (« sous-traitant ») : pour nos propres utilisateurs et ceux de nos clients :

  • Microsoft : pour les services liés aux abonnements Office 365 (serveur de messagerie, skype, one drive…) ;
  • Trend : les licences antivirus ;
  • EBP : logiciels de comptabilité et gestion commerciale ;
  • Hubspot : hébergement de notre site internet, publication d’articles sur notre blog et envoi de newsletter ;
  • Isilog : outils de ticketing ;
  • Continew : pour la sauvegarde externe de données.

Sachez que dans le cadre du RGPD, nous nous sommes assurés de la conformité de nos « sous-traitants ».

1 - Quelles sont les informations que nous recueillons à votre sujet ?

1.1 - Dans le cadre de relations commerciales facturées

Lorsque nos clients ou prospects nous sollicitent pour la réalisation de l’une de nos prestations nous collectons toutes les données nécessaires à :

  • L’établissement des documents légaux (devis, facture, contrat…) : nom de l’entité, Nom et prénom du responsable légal ou de l’interlocuteur du dossier, numéro de téléphone et adresse mail ;
  • La réalisation de la prestation commandée : Nom et prénom des utilisateurs concernés et codes d’accès de ces utilisateurs (pour nos prestations d’assistance), adresse IP… ;
  • Au paiement de ladite prestation : RIB...

1.2 - Dans le cadre de relations de prospection

Nous collectons les données personnelles de nos prospects par trois voies :

  • L’échange de cartes de cartes de visite : les données collectées sont donc celles qui y sont inscrites : nom de l’entité et de la personne concernée, numéro de téléphone et adresse e-mail ;
  • L’inscription à la newsletter MIXconcept via le blog du site internet www.mixconcept.fr : Nom de l’organisation, Nom et Prénom de l’inscrit, adresse e-mail et numéro de téléphone ;
  • Le téléchargement de ressources disponibles dur le site internet : www.mixconcept.fr : Nom de l’organisation, Nom et Prénom de l’inscrit, adresse e-mail et numéro de téléphone.
Nous recueillons ces informations toujours dans le cadre de relations commerciales, MIXconcept / Client ou MIXconcept/ Prospect. Ces informations sont donc données de manière volontaire par nos interlocuteurs.

2 - Comment utilisons-nous ces données ?

2.1 - Dans le cadre de relations commerciales

Conformément aux obligations du RGPD, nous n’utilisons ces informations que lorsque :

  • Nous devons vous fournir les services compris dans notre relation commerciale ;
  • Vous nous avez donné votre consentement claire et précis pour utiliser ces données ;
  • Nous devons fournir un traitement dans le cadre d’une obligation légale.

2.2 - Dans le cadre de démarches de prospection

Toujours dans un souci de conformité au RGPD, les informations dont nous disposons ne sont utilisées que pour :

  • L’envoi de documents (plaquette, offre commerciales…) que vous nous auriez explicitement demandé,
  • L’envoi de mailing promotionnel en rapport direct avec notre activité et/ou la vôtre.

3 - Partage des données

L’ensemble des données dont nous disposons ne fait l’objet de partage uniquement lorsqu’il implique un sous-traitant. Le partage de vos données est donc effectué exclusivement avec votre accord, lorsque que vous commandez via l’acceptation d’un devis de MIXconcept un service impliquant un sous-traitant. Dans ce cas, vous serez informé des coordonnées du sous-traitant engagé (cf. Liste en p. 1) et MIXconcept se sera assuré de la conformité du dit sous-traitant au RGPD.

4 - Stockage de vos données

Toutes les données dont nous disposons sont stockées dans différents traitements. Ces données sont sécurisées via des accès limités (login) voir codées lorsque cela est nécessaire. Le registre de nos traitements a été transmis à la CNIL, conformément au RGPD et vous est accessible sur simple demande.

5 - Vos droits sur ces données

Conformément au RGPD vous disposez de droits sur vos données personnelles. Ceux-ci sont détaillés ci-après ainsi que leurs modalités d’exercice.

5.1 - Droit à « l’effacement » ou à « l’oubli »

« La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant […] ». MIXconcept s’engage à effacer les données vous concernant dans un délai d’un mois après votre demande écrite auprès de notre responsable des traitements. Attention le droit à l’oubli n’est pas absolu. Celui-ci s’applique lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées. Il ne sera pas applicable dans les cas où il sera en contradiction avec d’autres règlementations ou avec l’intérêt public.

5.2 - Droit « d'accès » ou de « consultation »

Tout citoyen européen a donc le droit de consulter les données collectées le concernant afin de prendre connaissance du traitement et d’en vérifier la licéité. MIXconcept, s’engage à vous communiquer l’ensemble des données personnelles vous concernant dans un délai d’un mois après votre demande écrite auprès du responsable des traitements. Vous pourrez également consulter leur délai de sauvegarde, leur mode de stockage ainsi que leur utilisation.

5.3 - Droit à la rectification

« La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant. Compte tenu des finalités du traitement, la personne concernée a le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire. » MIXconcept vous garantit l’exercice de ce droit dans un délai d’un mois à compter de votre demande écrite auprès du responsable des traitements.

5.4 - Droit à la portabilité des données

« Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel qu’elles ont fournies au responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données ont été communiquées y fasse obstacle […] ». MIXconcept s’engage à transférer toutes les données vous concernant au tiers que vous aurez choisi, et ce, dans un délai d’un mois à compter de votre demande écrite auprès de notre responsable des traitements.

5.5 - Droit d'être informé

« Lorsque des données à caractère personnel relatives à une personne concernée sont collectées […] le responsable du traitement lui fournit, les informations suivantes :

  • Les coordonnées du responsable de traitement ;
  • Les finalités du traitement auxquelles les données collectées sont destinées ;
  • La durée de conservation des données ;
  • Les droits de la personne concernées … » ;
  • Etc.
Toutes ces informations sont répertoriées dans un registre des traitements mis à disposition de la CNIL. Sur demande écrite de votre part, MIXconcept, via le responsable des traitements pourra vous communiquer l’ensemble de ces informations dans un délais d'un mois après votre demande écrite.