Skype entreprise est un des services proposés dans les abonnements Office 365 Pro. Cet outil déjà connu pour ces fonctionnalités d’appels téléphoniques et de vidéos via internet propose aujourd’hui de nombreuses fonctionnalités favorisant le travail collaboratif.
1- Définition du statut
Lorsque vous vous connectez à Skype Entreprise, vos contacts peuvent consulter votre statut. La définition de ce statut leur permet de savoir si vous être en mesure, ou non, de répondre instantanément à leurs sollicitations.
Ces statuts sont synchronisés avec vos autres outils et services de l’abonnement Office 365, et notamment votre calendrier. De cette façon vous apparaitrez comme « occupé(e) » à vos contacts Skype à l’heure d’une plage remplie de votre agenda. Ou à contrario « disponible » si vous être connecté, actif et « libre » aux vues de votre calendrier. Vous pourrez bien entendu modifier le statut communiqué pour passer de « disponible » à « Ne pas déranger » ou de « Occupé » à « De retour dans quelques minutes »…
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2- La messagerie instantanée
En vous connectant à Skype Entreprise vous pourrez envoyer des messages instantanés à vos contacts. Votre destinataire sera alors alerté via une petite fenêtre pop-up ainsi qu’un signal sonore.
Toutes les conversations instantanées sont enregistrées dans l’onglet « Historique des conversations » de votre boîte de réception Outlook. Vous pourrez ainsi retrouver l’ensemble de vos échanges écrits.
3- L’appel Audio
Skype Entreprise a conservé sa fonctionnalité historique en permettant les appels audio via le réseau internet. Il vous suffit de sélectionner le contact concerné et cliquer sur l’icône correspondante :
4- L’appel vidéo
De la même manière vous pourrez passer des appels vidéo via Skype Entreprise.
5- Le partage d’écran
En cliquant sur l’icône, vous ferez le choix de partager votre écran avec votre correspondant. De cette façon vous lui donnerez accès à la visibilité de votre bureau. Pour aller plus loin vous pourrez même lui donner un contrôle « momentané » de votre bureau. Cela permet par exemple de résoudre un souci technique sans se déplacer ou même coéditer directement un document. Tous les participants autorisés à la conversation, pourront collaborer instantanément sur un même document !
6- La conférence
Vous pourrez enfin planifier une conférence. Cette fonctionnalité permet d’inviter des participants à une réunion à distance. Les utilisateurs des outils et services Microsoft Office 365 verront cette occurrence apparaître dans leur agenda une fois l’évènement accepté.
Vous pourrez aussi y convier des utilisateurs ne disposant pas de l’outil. Lors de l’envoi de l’invitation à l’évènement Skype, un lien de connexion apparaît pour toutes les personnes ne disposant pas de ce service.
Dans la lignée des autres services proposés dans les abonnements Office 365, Skype Entreprise a pour objectif principal de favoriser les échanges et le travail collaboratif. Bien utiliser Skype Entreprise permet de limiter considérablement les appels interservices, les réunions ou même les déplacements de vos collaborateurs…
Pour en savoir plus sur la suite Office 365 (SharePoint, OneDrive, Teams…), vous pouvez télécharger le guide ci-dessous.
