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Par Marine Gervasoni

L'importance de la signature d'un mail professionnel pour les TPE

13 novembre 2019 Messagerie

L'email reste le premier outil de communication en entreprise. D'où l'importance de soigner votre signature email. Grâce aux services de messagerie professionnelle, vous avez la possibilité d'adjoindre à chacun de vos courriers électroniques une signature. Le corps de votre message est bien entendu le plus important mais votre signature mail n'est pas à négliger. Voyons pourquoi.

La signature email, un véritable outil de communication pour votre entreprise !

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Très souvent négligée, la signature mail représente un véritable vecteur de communication pour votre entreprise. Elle vous offre la possibilité d'intégrer des boutons d'appels à l'action (Calls-to-Action ou CTA) du type « Cliquez ici pour recevoir notre catalogue », « Télécharger la présentation de notre entreprise ». C'est pourquoi, elle doit être mise en place pour l'ensemble de vos collaborateurs. D'autant plus quand on sait le nombre d'emails envoyés en moyenne par jour par une personne...

A lire : Comment créer sa signature électronique sur Outlook ?

La signature mail, pour une image plus professionnelle !

Inclure une signature mail professionnel pour les courriers envoyés à vos clients, vos prospects et même à vos partenaires permet de donner une grande valeur au message que vous essayez de transmettre.

Sans une signature mail qui nomme votre entreprise, votre destinataire peut ne pas accorder une attention particulière à votre message et dans certains cas, il peut même passer à côté du fait que le message provient de vous. Une signature email donne à votre courrier électronique un aspect plus professionnel. Profitez-en pour y adjoindre votre logo d’entreprise et respecter la charte graphique de votre société. 

Uniformiser toutes les signatures électroniques pour parler d'une même voix

Dans une entreprise, plusieurs collaborateurs peuvent être amenés à envoyer des messages aux clients et aux prospects de la part de la structure. Dès lors, même si vous avez adopté une signature mail pour l’envoi de vos courriers professionnels, il est important que tous les collaborateurs utilisent la même signature. Cela permettra au destinataire de déceler que le message provient de votre entreprise même si l’émetteur du courrier n’est pas le même à chaque fois. Normalisez cette signature à chacun de vos collaborateurs. Tous communiqueront d’une seule et même voix : celle de votre entreprise !

A lire : Comment configurer plusieurs adresses de messagerie sur Outlook ?

Permet une identification rapide de l'interlocuteur

Personnalisez vos signatures de mail pour chacune de vos adresses. Vos destinataires sauront exactement vers qui s’adresser pour telle ou telle requête, d’autant plus si vous disposez d’adresses mails génériques du type contact@votreentreprise.fr, ou servicecommercial@votreentreprise.fr...

Il est aussi très important de bien choisir son adresse mail professionnelle

La signature électronique, un réel avantage pour votre communication

Des liens directs vers votre site, vos réseaux sociaux

N’oubliez pas que votre signature email peut comporter des liens hypertextes. On pourra donc envisager d’en créer un depuis votre logo vers votre site web. Vos destinataires pourront alors consulter un portfolio, un blog d’entreprise, ou des références clients selon ce que vous aurez renseigné.

Vous pouvez également y insérer des liens vers vos réseaux sociaux, mettre une vidéo de présentation, inciter les clients à répondre à une enquête de satisfactions clients, à s'inscrire à votre newsletter, etc.

Faire de la communication événementielle !

Profitez de votre signature mail pour informer vos destinataires d’une offre promotionnelle en cours, de votre présence sur un salon ou autre événement sur lequel vous souhaitez communiquer. Une signature commune peut être mise à jour régulièrement : pour un meilleur suivi, mettez par exemple en place un calendrier de vos changements de signature.

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Permet un gain de temps conséquent

A la fin de chacun de vos envois vous vous appliquez à toujours renseigner les éléments de votre signature : Nom, Prénom, adresse email, numéro de téléphone, nom de votre société… Ne perdez plus de temps avec cela ; automatisez cette tâche avec une signature mail !

Vérifier que la signature mail est visible partout

À présent, l’importance de la signature mail professionnel dans vos courriers professionnels n’est plus un mystère ! Toutefois, il est nécessaire que vous effectuiez quelques vérifications pour être sûr que votre signature mail aura l’effet espéré. En effet, certaines messageries telles que Outlook ou encore Gmail n’affichent pas les signatures mail.

Par conséquent, il est possible que vous créiez votre signature et qu’elle ne s’affiche pas dans les messages. Pour résoudre ce problème, vous devez effectuer des tests afin de vérifier que votre signature mail est bien visible avant de commencer à l’utiliser auprès de vos clients.

 

Une signature email est donc un outil de communication à part entière. Ne la négligez pas… Elle sera vectrice de votre image d’entreprise, de professionnalisme et pourra véhiculer des messages choisis et stratégiques pour votre développement d’entreprise. Attention, si vous optez pour une messagerie professionnelle gratuite, les fonctionnalités risquent d'être restreintes ! N'hésitez pas à télécharger notre eBook ci-dessous pour de plus amples informations. Vous pouvez également consulter notre offre de distribution et installation de matériels informatiques à Lyon.

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