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Publipostage Word et Outlook : qu'est-ce que c'est ? [MIX'Tuto]

Toutes les applications disponibles dans les abonnements Microsoft Office 365 sont liées entre elles. Il existe par exemple une passerelle très rapide entre Word et Outlook. Grâce à cette fonctionnalité vous aurez la possibilité d’envoyer des courriers en masse, à tout ou partie de votre répertoire de contact Outlook.

Qu'est-ce que le publipostage ?

Un publipostage vous permet d’envoyer un courrier en masse. Chacun de vos courriers envoyés sera personnalisé pour chacun de vos destinataires (1 destinataire = 1 envoi).

A vous d’établir un texte de base et le cas échéant un graphisme particulier commun à tous vos envois, vous pourrez ensuite déterminer des champs de personnalisation.

Un publipostage peut prendre la forme d’un courrier « papier » mais également d’un courrier électronique… Ne faites plus l’erreur de rentrer tous vos contacts dans la fenêtre « A : » de vos destinataires : non seulement, l’image renvoyée n’est pas professionnelle mais vous rentrez en pleine contradiction avec les directives du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Lorsque vous créer un publipostage 3 éléments sont impliqués :

  • Le document principal : Ce document est la base de votre envoi. Il contient les textes et graphismes communs à chacun de vos destinataires ;
  • La liste de diffusion : ce document n’est ni plus ni moins que les « Personnes » que vous aurez sélectionnées dans votre base de données Outlook. Selon la voie de diffusion choisie vous aurez besoin des noms et prénoms, adresse postale ou adresse de messagerie électronique… ;
  • Le document de fusion : c’est donc la combinaison entre votre document principal et votre liste de diffusion. Il représente votre document principal personnalisé pour chacun de vos destinataires selon les champs de fusion que vous aurez prédéfinis.

Quels sont les avantages du publipostage ?

Communiquer via un publipostage pour permettra donc de personnaliser votre message. Un message personnalisé aura beaucoup plus d’impact sur votre cible qu’un envoi de masse lambda. Vos destinataires percevront votre volonté de personnaliser votre communication.

Un publipostage génère donc un gain de temps considérable. Vous avez noté un meilleur taux de retour de vos documents personnalisés. Automatisez cette fonction pour ne pas perdre tout le bénéfice d’une communication personnalisée.

De plus, dans le cadre du RGPD vos destinataires doivent avoir émis un consentement pour l’utilisation de leur donnée à caractère personnel. L’avantage pour vous est que votre liste de destinataires aura clairement exprimée sa volonté de recevoir des informations de votre part : votre message aura donc beaucoup de chance d’être lu par votre cible.

Publipostage : comment faire concrètement ?

Dans une publication précédente « Comment envoyer votre carte de voeux avec Word et Outlook ? » nous vous avions détaillé la marche à suivre en partant de votre base de données « Contact » Outlook. Voyons aussi comment procéder à partir de votre document Word.

Etape 1 : préparez votre document principal

Rédigez et mettez en forme votre document principal dans Word. Veillez à ce que votre message soit clair et concis. Dans l’onglet Publipostage, sélectionnez Démarrer la fusion et le publipostage et choisissez votre voie d’envoi : exemple ici pour des Courriers électroniques.

Etape 2 : configurez votre liste de diffusion

Toujours dans l’onglet publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires, puis Sélectionner dans les Contacts Outlook.

Sélectionnez vos contacts Outlook concernés par cet envoi.

Etape 3 : ajoutez du contenu personnalisé

Dans l’onglet Publipostage sélectionnez « Bloc d’adresse », « Formule d’appel », et ou « Insérer un champ de fusion » pour personnaliser votre courrier.

Sélectionnez OK pour insérer le champ de fusion

Etape 4 : affichez un aperçu et terminez le processus

Nous avons donc opté pour un envoi de courriers électroniques.

Dans le menu déroulant A : veillez à bien choisir l’adresse de courrier électronique, renseignez la ligne "Objet de votre message".

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