Contactez-nous
Par Marine Gervasoni

Pourquoi migrer vers Office 365 ?

31 octobre 2019 Microsoft Office 365

Les abonnements Microsoft Office 365 regroupent un panel d’outils et services aujourd’hui indispensables aux entreprises. De la suite Office (Word, Excel, PowerPoint …) en passant par les outils des gestion de mail (Outlook Exchange) ou encore les outils collaboratifs supportés par le Cloud Microsoft comme OneDrive ou SharePoint… Office 365 est une réponse pertinente aux besoins de flexibilité, de mobilité ou encore d’accessibilité des entreprises.

Rappel des fonctionnalités et outils compris dans les abonnements Office 365

Outlook via Exchange

C’est plus qu’un service de messagerie ! Les utilisateurs disposent, via l’interface d’Outlook, de leur service de messagerie professionnelle mais aussi de leurs bases de données contacts et de leur(s) calendrier(s), de leur liste(s) de tâches…

Cet outil est également très enclin à la collaboration. Vos utilisateurs pourront partager une base de données « Contacts » commune à l’entreprise, partager leur(s) calendrier(s) et facilement inviter des utilisateurs internes ou externes à participer à des réunions…

Chaque utilisateur dispose d’à minima (selon l’abonnement choisi) de 50Go d’espace de stockage pour sa boite mail.

Pack office

Les abonnements Office 365 offrent également la possibilité de disposer des licences du Pack Office : Word, Excel, PowerPoint…

Ces outils bureautiques online de base seront en plus régulièrement mis à jour. Les utilisateurs bénéficieront toujours de la dernière version disponible.

SharePoint

Cet espace a été pensé pour la collaboration. Les utilisateurs pourront créer des sites d’équipe, de projets, de services. Ces sites sont de véritables espaces de travail collaboratifs où chacun des utilisateurs concerné et autorisé pourra consulter, créer, ou modifier des documents.

Les documents insérés dans SharePoint seront automatiquement sauvegardés sur l’espace Cloud OneDrive.

OneDrive Entreprise

C’est un espace de stockage « Cloud ». Chacun des utilisateurs d’office 365 dispose 1 To de données. Ce service cloud permet d’avoir accès aux documents qui y sont stockés, partout, tout le temps et depuis n’importe quel appareil.

Dans cet espace individuel, les utilisateurs pourront tout de même collaborer. Grâce aux systèmes de gestion des droits d’accès il est possible de partager, gérer, coéditer et modifier un document avec d’autres utilisateurs autorisés.

OneDrive a été conçu pour l’entreprise. Il répond donc aux exigences de sécurité et d’accessibilité.

Teams

C’est une plateforme collaborative dédiée à la communication en temps réel. Elle est reliée à toutes les applications Office 365.

Un groupe de travail Office 365 formera une équipe dans Teams. Sur cette plateforme, chacun des membres de l’équipe pourra travailler et collaborer sur des documents grâce aux liens directs entre les sites de travail SharePoint, la messagerie Exchange…

Cette plateforme réunit en un seul endroit toutes les conversations, contenus et applications d’une équipe de travail.

A lire : Comparatif des 3 offres Microsoft Office 365

Les avantages de la migration vers Office 365

Passer à Office 365 permet d’asseoir un peu plus la transition digitale d’une entreprise en renforçant notamment lutilisation et l’importance du Cloud.

De plus, on constate que les entreprises utilisent un grand nombre d’applications en plus des logiciels métiers déjà implantés et indispensables à la poursuite de l’activité : une application pour la discussion instantanée, une autre pour la gestion de projets et l’attribution de taches, une application pour le transfert de fichiers lourds, un serveur de messagerie, un outil pour le partage d’agendas, un espace cloud… Autant de services qui demanderont aux utilisateurs de multiplier les manipulations.

Un nouveau phénomène apparu dans les entreprises appelé « App Fatigue » ou « fatigue applicative » révèle les travers que peuvent représenter la multiplication des applications mis à disposition des utilisateurs. Initialement prévues pour faciliter la réalisation des taches et la communication, ce phénomène aura pour conséquences l’effet contraire. Ces investissements s’avéreront donc contre-productifs.

Migrer sur Office 365 permettra donc de ne multiplier ni les applications ni les investissements. En effet, tous les applicatifs seront disponibles et accessibles sur le Portail Office 365 et des passerelles permettront aux utilisateurs de retrouver des documents et fichiers sur les différents outils via des synchronisations automatiques donc sans aucune manipulation superflue.

Enfin, les mises à jour automatiques et régulières permettront au support informatique interne ou externe de se concentrer sur d’autres aspects de leur métier car ces taches fastidieuses seront supportées par Microsoft.

Bien préparer sa migration

Après vous avoir présenté tous les avantages d’une migration vers Office 365, il convient tout de même de vous alerter sur la nécessité de bien préparer ce transfert.

Outre les aspects technique d’une telle manipulation, le projet devra également être pensé du point du vue des utilisateurs : comment leur faciliter la tâche ? quelles sont leurs contraintes métier ? comment assurer la sécurité des données ? leur transfert ?...

Autant de questions qui devront trouver réponse dans l’architecture de votre infrastructure informatique.

 

Les outils et services disponibles dans les abonnements Office 365 peuvent aujourd’hui être considérés comme des incontournables dans l’organisation des entreprises. N’hésitez pas, cependant, à faire appel à un spécialiste pour préparer et réaliser cette migration.