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Microsoft 365 Teams : définition, fonctionnalités et avantages

Microsoft Office 365

Selon Microsoft Teams, plus de 200 000 entreprises font usage de Teams en tant que plateforme de collaboration / conversationnelle. Au mois de juin 2018, la plateforme a évolué sous trois aspects principaux, notamment l’intégration des fonctionnalités de communication et de téléphonie de Skype Entreprise, l’intégration de plus d’applications ainsi que l’amélioration de l’expérience de collaboration des utilisateurs et les administrateurs. Ci-dessous tout ce qu’il y a à savoir sur cette application Office 365 qui simplifiera votre travail. 

Qu'est-ce que Microsoft Teams ?

Microsoft 365 Teams est une application de messagerie destinée aux entreprises. Il s’agit d’un espace de travail pour la collaboration et la communication en temps réel, les réunions, le partage des fichiers et d’applis … Le tout regroupé au même endroit, ouvert et accessible à tous. C’est en quelque sorte le « hub » de toutes les applications Microsoft.

Quels sont les avantages de Microsoft 365 Teams ?

Microsoft 365 Teams présente les principaux avantages suivants : 

  • Une conversation incluant du texte, du son, des vidéos et la possibilité de partager des fichiers ;
  • Une conversation privée, idéale pour le développement d’une idée, puis possibilité de partage avec l’ensemble de l’organisation ;
  • Stockage de tous les fichiers, documents… au même endroit ! ;
  • Intégration de vos applications favorites : Trello, GitHub, Planificateurs, etc.
  • Liaison avec SharePoint.

Quelles sont les principales fonctionnalités de Microsoft Teams ?

Microsoft 365 Teams permet l’accès à l’ensemble des fonctionnalités essentielles en entreprise au sein d’une plateforme unique : messagerie instantanée, fils de discussions, stockage et partage de ressources, appels audio et vidéo, réunions, organisation de planning, groupes de travail, etc.

Fonctionnalités de téléphonie et de réunions

Des conférences audio et vidéo sur Microsoft Teams 365

L’année 2018 a marqué un grand tournant pour Microsoft 365 Teams avec l’intégration progressive des fonctionnalités de communication initialement réservées à Skype Entreprise. Ainsi, Teams propose désormais l’intégration directe de la visioconférence permettant de lancer un appel vidéo avec plusieurs collaborateurs d’un simple clic sur l’icône caméra.

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Microsoft 365 Teams dispose également de fonctionnalités de partage d’écran ou de document ainsi que la possibilité de prendre en main le bureau à distance. Il est également possible d’effectuer la diffusion de l’écran d’un Smartphone directement dans une conférence vidéo, permettant ainsi de faire plus simplement des présentations en mobilité. 

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En outre, l’enregistrement de la conférence est possible pour permettre aux collaborateurs absents de pouvoir regarder une rediffusion. Pour cela, il suffit de chercher l’enregistrement dans l’onglet « Meetings Recordings » et de les partager avec des sous-titres directement intégrés. Petit plus, la transcription sous format texte est aussi disponible.

 

La fonctionnalité téléphonie d’entreprise

Régulièrement, des fonctionnalités de communication et de téléphonie sont ajoutées à Microsoft Teams 365, ainsi, la plateforme va permettre à terme de gérer toute la téléphonie IP professionnelle simplement dans l’interface.

De plus, l’interface 365 Teams permet déjà d’accéder à la téléphonie, ainsi les utilisateurs peuvent appeler n’importe quel numéro dans le monde. La seule condition est d’autoriser Microsoft Teams en tant que plateforme de téléphonie dans le centre d’administration Office 365. 

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Les fonctionnalités pour améliorer l’expérience utilisateur 

Rechercher des informations sous Microsoft 365 Teams 

La barre de recherche de Microsoft 365 Teams intègre de nombreux raccourcis qui permettent l’obtention d’une information. Mise à part de la simple recherche, les commandes permettent également d’obtenir des indications sur les informations que pourraient détenir les autres collaborateurs. Ainsi, il est possible de taper une recherche afin d’obtenir les indications de profils à contacter pour en savoir plus sur le sujet. 

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L’accès invité pour les partenaires et clients

La fonctionnalité accès invité permet l’ajout des relations externes à l’entreprise via une simple adresse mail. L’utilisateur invité accédera ainsi uniquement au groupe auquel il a été ajouté et le reste des membres seront notifiés de cet ajout.

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Ainsi, les invités peuvent également rejoindre des conversations audio et vidéo sans accéder à Microsoft Teams. Cela peut être très pratique quand un utilisateur est en déplacement, sans avoir accès à Teams ou encore pour pouvoir discuter avec un utilisateur qui ne possède pas l’interface. Il pourra ainsi passer directement par son navigateur web afin de rejoindre la conférence. 

 

Les applis pour la plateforme Teams

Le système d’onglets de Microsoft Teams permet l’organisation de l’espace de travail par la segmentation des différents outils. Une des fonctionnalités les plus intéressantes de Teams est l’ajout d’applications sur la plateforme afin d’avoir un espace de travail complet et totalement personnalisé en fonction des besoins.

D’ailleurs, plus de 80 applicateurs et connecteurs qui proviennent de nombreux éditeurs connus sont déjà disponibles (Hootsuite, ZenDesk, Polly, MainChimp, SurveyMonkey,…). Certaines applis permettent d’afficher uniquement les éléments qui vous sont utiles et ainsi d’avoir une interface spécifique.

De plus, le partage des informations qui proviennent d’une appli directement dans un fil de discussion facilite grandement le partage des données, fluidifiant les échanges et évitant l’envoi de captures d’écrans comme sur certaines autres plateformes.

En outre, des raccourcis d’actions utilisateurs sont également disponibles pour utiliser certaines fonctionnalités plus facilement et de manière rapide. Ainsi, il est désormais possible de lancer un appel ou de joindre une conférence via la barre de recherche. Par exemple, il est possible de lancer un appel via la commande appeler et en indiquant le nom de la personne à appeler.

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Ainsi, Microsoft 365 Teams s’enrichit continuellement de nouvelles fonctionnalités et intégrations pour les services Office 365 existants. Il s’agit donc d’une plateforme centrale de collaboration très puissante pour les utilisateurs, car elle permet la centralisation d’un maximum d’actions ainsi qu’une simplification de l’utilisation et une protection complète des données.

A noter que Teams est inclus dans tous les plans Office 365 et vous pouvez faire appel à des experts pour déterminer la stratégie de déploiement qui vous convient.

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