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Messagerie collaborative : est-ce vraiment incontournable ?

Messagerie

Tout chef d'entreprise se doit aujourd'hui de favoriser le travail collaboratif au sein de son organisation. L'une des clés de voûte de la communication au sein d'une société repose sur le choix de votre solution de messagerie. De notre point de vue, le premier axe qui doit guider votre réflexion est cette notion de collaboration.

Choisir une messagerie collaborative performante et facile d'utilisation est devenu incontournable pour toutes les entreprises ayant fait le choix de prendre le virage de la digitalisation. Vous trouverez ci-après quelques arguments en faveur d'une messagerie collaborative afin d'étayer notre propos plutôt catégorique.

Quels sont les avantages d'une messagerie collaborative pour les entreprises ?

1- Une messagerie collaborative, pour mieux organiser le travail en équipe !

Le travail en équipe prend de plus en plus de place au sein des entreprises. Paradoxalement, vos collaborateurs sont de moins en moins au bureau… Disposer d’une solution de messagerie collaborative favorisera les échanges au sein de vos équipes. Non seulement grâce au service de messagerie électronique mais aussi et surtout grâce à tous les services annexes proposés.

Une interface de calendrier partagé facilitera par exemple l’organisation de réunions. De cette manière, les employés de votre entreprise seront plus efficaces grâce à une meilleure gestion du temps (les tâches des employés concernés seront visibles dans le calendrier, les rendez-vous seront partagés...). Au final, qu'y a-t-il de plus précieux que le temps ?

2- Un messagerie collaborative, pour favoriser le travail à distance !

Vos collaborateurs sont de plus en plus mobiles. Il n'est donc plus possible de nos jours de se contenter d'une boite mail professionnelle classique permettant simplement d'échanger des courriers électroniques. Que ce soit pour une TPE ou une PME, il est essentiel de disposer d'un service de messagerie permettant de mettre en commun un maximum d'informations : contacts, calendriers / agenda, données, fichiers... Afin de permettre aux équipes de travailler ensemble de manière efficace.

Un outil de travail collaboratif leur permettra d’avoir accès à tous les documents d’entreprise à n’importe quel moment, depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur...), de partager des fichiers et des données facilement, etc. 

3- Une messagerie collaborative, pour communiquer en temps réel

Vous le savez, la communication est un élément indispensable à la réussite d'une entreprise. C'est pourquoi, pour améliorer votre productivité, il est essentiel de mettre les moyens en place pour faciliter la communication dans votre structure. 

Les solutions de messagerie collaborative sont généralement associées à des services ou fonctionnalités de messagerie instantanée. Par exemple, Skype Pro est disponible dans les offres Microsoft Office 365. Malgré la distance, vos collaborateurs / utilisateurs auront la possibilité d’échanger en temps réel ; et l’intégralité de ces conversations pourra être sauvegardée.

4- Partage de fichiers / données facilité

Finies les boites mails saturées par de multiples échanges de courriers accompagnées de nombreuses pièces jointes. Une solution de messagerie professionnel collaborative est également souvent associée à un service de partage de fichiers et de données (SharePoint, Teams, OneDrive…).

Privilégiez ce mode de partage sécurisé et accessible par toute ou partie votre organisation. Vous pourrez également partager des données ou des fichiers lourds, sans vous préoccuper de leur poids puisqu'ils seront automatiquement hébergés.

5- Dernière version d’un document toujours disponible !

Qui dit travail collaboratif, dit souvent co-édition de documents. Grâce à un système de synchronisation, les employés de votre entreprise auront toujours accès à la dernière version d’un document. Pratique !

6- Organisation de réunion facilitée

Vos collaborateurs travaillent conjointement sur un dossier, mais sur des sites distants. Grâce aux services de visio-conférences, ils ne perdront plus de temps à réserver une salle de réunions, se rendre sur site…

7- Gestion et attribution de tâches

Autre avantage, chacun de vos collaborateurs pourra gérer et organiser sa « to-do list ». C’est quand même plus pratique que la collection de post-it qui entourait leur écran ! Mais ils pourront également confier une tâche à un membre de leur entreprise.

Quelle solution de messagerie collaborative choisir ?

Aux vues des différents outils de messagerie présentes sur le marché, le choix n'est pas forcément aisé. Open Source ? On Premise ? SaaS ? De nos jours, les solutions SaaS / cloud sont clairement privilégiées. Mais dans ce domaine, Microsoft fait figure de leader. En tant que partenaire Microsoft Silver, nous ne pouvons que vous recommander leur outil de messagerie : Outlook + Exchange. N'hésitez pas à consulter notre article sur les avantages de Microsoft Exchange.

Vous avez un projet de messagerie collaborative ? Vous souhaitez changer de messagerie ? Vous souhaitez en savoir plus sur les offres de Microsoft ? Vous désirez une solution de messagerie collaborative performante, facile d'utilisation, sécurisée et comportant de nombreuses fonctionnalités ? Contactez notre entreprise informatique située à Lyon. Nous avons conseillé et accompagné de nombreux clients dans leur problématique d'hébergement web Exchange, d'installation de messagerie, de migration ainsi que de prise en main des diverses fonctionnalités.

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