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Par Marine Gervasoni

Externalisation du support informatique et collectivités locales : un mariage parfait ?

Soyons clairs, il ne s’agit ici que de rhétorique ! Nous sommes convaincus que l’externalisation du support informatique des collectivités locales est la réponse parfaite à leurs attentes spécifiques. Etayons maintenant notre parti pris.

Vous, élus locaux ou membre d’une collectivité locale, devez faire face à de nombreuses problématiques dont le point central reste la disponibilité de l'outil informatique et le respect du budget. En effet, à la différence d’une entreprise privée, vous devrez en rendre compte à vos administrés.

L’informatique est aujourd’hui au cœur de tous vos services, que ce soient les services administratifs, les services techniques, les écoles… Cependant ces outils doivent restés « au service » de vos collaborateurs pour faciliter les démarches et échanges, le but étant que votre parc informatique ne représente pas plus de contraintes que d’avantages.

C'est pourquoi de plus en plus de collectivités locales (comme les Mairies) se déchargent de la gestion informatique, des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée en sous-traitant l'assistance utilisateurs à des entreprises spécialisées, comme des Entreprises de Services du Numérique (ESN). Voici ci-dessous les principaux avantages de l'assistance informatique.

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Collectivités locales : pourquoi externaliser le support informatique ?

Réduire vos coûts de fonctionnement

L'externalisation du support informatique pour les collectivités locales apparaît comme un excellent moyen pour optimiser les coûts de fonctionnement. La mise en place d’un contrat d’externalisation de tout ou partie de votre système d’information vous permet en effet, de prévoir un budget annuel dédié, bien moindre que ce que pourrait représenter l’embauche d’un collaborateur en interne (ou plusieurs) ou alors équivalent mais avec un service de bien meilleure qualité.

Nous avons fait le choix d'externaliser la gestion et l'administration de notre système d'information à MIXconcept car la taille de notre commune ne nous permet pas d'avoir la ressource en interne. Une personne qualifiée pour répondre à notre demande aurait un coût plus conséquent sur notre budget "charges de personnel". L'externalisation assure une réactivité beaucoup plus forte avec du personnel qualifié.

- Mme DURNERIN, DGS de la Mairie de Jassans-Riottier

Anticiper les investissements

Grace à des interventions préventives, vous serez alerté, dans la mesure du possible, des investissements à prévoir pour garantir le fonctionnement optimum de vos installations.

Réduire les pertes de temps liées à un matériel défaillant

Lorsqu’un de vos collaborateurs sera « victime » de la défaillance d’un matériel ou logiciel, un simple coup de téléphone à la cellule d’assistance help desk pourra suffire à résoudre l’incident et ainsi permettre à la personne concernée de reprendre ses activités. Si cela s’avérait nécessaire un technicien pourrait être dépêché sur place pour vous garantir une remise en état de marche de vos outils dans un délai minimum (le plus souvent déterminé contractuellement).

En effet, parfois, un simple changement de poste de travail ou l'installation de nouveaux logiciels peut être contraignant et consommateur de temps. Dans ce cas, faire appel à un prestataire extérieur semble être un choix judicieux. Vous limiterez grandement les problèmes et le risque de perte de données.

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Optimiser le parc informatique existant

Les conseils dispensés par votre prestataire informatique vous permettront d’optimiser le parc existant en « tirant partie » au maximum des investissements déjà effectués afin de minimiser et ou retarder les suivants.

Former votre personnel

Votre prestataire informatique saura également vous aiguiller dans la formation de vos personnels, afin de « booster » leurs compétences sur les outils et services mis à leur disposition. Grâce à son expertise, les membres de votre collectivité pourront acquérir de nouvelles compétences, qu'elles n'auraient probablement pas pu développer sans cette aide extérieure.

Faciliter les échanges avec vos autres prestataires

Votre prestataire informatique pourra être un véritable partenaire qui saura être votre interlocuteur privilégié avec les autres prestataires que vous aurez choisis : constructeur de matériels, éditeurs de logiciels, fournisseurs d’accès internet (FAI)… Vous serez alors dispensé de toutes les parties de « ping-pong » entre les différents prestataires que certains dossiers peuvent générer. En somme, vous bénéficiez d'un interlocuteur unique pour toutes vos problématiques informatiques.

Cette liste non exhaustive de tous les avantages que les collectivités locales peuvent tirer de l’externalisation de leur système d’information, ne fait qu’abonder dans le sens de notre parti pris. Cela représente un moyen de bénéficier d'un service d'assistance efficace, d'assurer une meilleure qualité de service, de gagner en flexibilité, en tranquillité, en sécurité et surtout de vous concentrer sur votre coeur de métier et des projets à plus forte valeur ajoutée. Attention toutefois à bien définir avec votre futur partenaire le niveau des prestations attendues.

Si le sujet de l’externalisation informatique arrivait à l’ordre du jour de vos conseils, un audit de votre parc informatique et de vos attentes vous permettrait de déterminer plus concrètement les avantages que votre collectivité pourrait tirer d’une telle collaboration.

Vous voulez bénéficier de notre offre d'assistance utilisateurs illimitée ? Ou vous souhaitez tout simplement en savoir plus ? N'hésitez pas à solliciter notre entreprise informatique. Nous nous ferons un plaisir d'étudier votre projet de de définir ensemble la meilleure solution.

En attendant, vous pouvez aussi télécharger notre guide ci-dessous.

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