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Par Marine Gervasoni

Comment mettre en place le télétravail en entreprise ?

15 février 2019 Digitalisation

La tendance du télétravail - ou travail à distance - est en constante évolution. La ministre du travail Muriel Pénicaud indiquait en octobre dernier une augmentation de 25% des entreprises adoptant ce mode de travail, et rajoutait également que 60% des métiers exercés en France étaient compatibles avec le télétravail. Par ailleurs, une étude d’Ipsos montre que 4% à 16% des français travaillent à distance et ont augmenté leur productivité de 22%. En outre, 65% des français qui travaillent dans un bureau désireraient travailler à distance de temps en temps.

Au-delà d’un effet de mode, le télétravail est aujourd’hui plébiscité par employés et employeurs car les études sur le sujet sont sans appel : le travail à distance est vecteur d’économies pour l’employeur grâce notamment à une diminution du budget alloué aux locaux, et les employés concernés témoignent, eux, d’une meilleure qualité de vie au travail dans laquelle ils allient plus facilement vie personnelle et vie professionnelle, grâce notamment à une plus grande flexibilité des horaires, moins de temps perdu dans les transports… tout cela est donc vecteur de bien être « au travail ». Ces chiffres ainsi que les dernières études sur le sujet laissent donc présager une croissance constante de ce phénomène pour 2019 ! Le tableau peint est souvent idyllique, néanmoins, pour que le télétravail soit implémenté avec succès au sein d’une entreprise certains éléments clés doivent impérativement être identifiés et pris en compte.

Le profil des travailleurs pouvant exercer leur métier à distance

Traditionnellement, ce sont les métiers dits « du savoir » (journalisme, développement et intégration web, rédaction…) qui s’exercent le plus à distance tandis que les métiers de contact (médecin, ouvriers,…) s’y prêtent moins. Néanmoins, il faut savoir que le télétravail n’est pas seulement réservé à une certaine catégorie de professions comme la croyance populaire laisserait penser. D’ailleurs, dans les métiers industriels il y a à peu près la même proportion de télétravailleurs que dans les agences de publicité, créa….

Pourquoi cet engouement pour le télétravail ?

L’engouement pour les nouveaux modes de travail et notamment le travail à distance a été stimulé par la digitalisation. Mais il faut également prendre en compte le phénomène de société lié aux espaces de travail. En effet, la tendance actuelle est de ne pas se limiter à un bureau unique mais plutôt de varier avec les espaces de co-working, le travail à domicile, la location du bureau à la journée…

Le télétravail au regard de la loi

En ce qui concerne le cadre juridique du télétravail, il existe deux principes légaux fondamentaux pour sa mise en place. La première est la réversibilité, autrement dit, le salarié qui a décidé un jour de travailler à distance peut revenir sur sa décision et n’est pas obligé de rester en télétravail même si l’accord avec l’entreprise a déjà été signé. En outre, il y a le principe du volontariat qui consiste à ne pas obliger un employé à travailler à distance, sauf en cas de délocalisation du salarié qui pourrait adopter cette mesure afin d’éviter d’être licencié.

Quels sont les avantages du télétravail ?

Il a été remarqué que depuis 2015, le télétravail a subi une nette accélération et toutes les boîtes du CAC40ont procédé à sa mise en place. Il faut dire que ce mode de travail a des effets tangibles :

  • Une qualité de vie améliorée des collaborateurs puisque le temps perdu (notamment celui passé dans les transports en commun) est considérablement réduit, tandis que le temps de travail actif augmente. Le télétravailleur est moins fatigué, moins stressé, ce qui augmente aussi sa productivité ;

  • Les nouveaux talents s’y intéressent beaucoup, ce qui fait que c’est un argument massue pour l’entreprise dans ses campagnes de recrutement. En avançant la possibilité d’ouvrir des postes au travail à distance, elle élargit son spectre de recherche ;

  • La productivité des collaborateurs subit une nette augmentation car ils ne sont plus soumis aux nombreuses interruptions du bureau et peuvent mieux gérer leur temps.

Pourquoi certaines entreprises sont encore réticentes à mettre en place le télétravail ?

Les entreprises qui hésitent encore à mettre en place le télétravail sont surtout bloquées par la peur que les collaborateurs ne travaillent pas puisqu’ils ne peuvent être « surveillés ». Cette suspicion est un des freins à la mise en place du travail à distance, mais il y a également le doute quant à sa compatibilité avec la culture de l’entreprise.

En effet, certains managers se demandent comment garder un esprit d’équipe à distance et s’assurer d’avoir des collaborateurs bien soudés. Enfin, beaucoup doutent encore de l’efficacité des télétravailleurs, alors que de nombreuses études ont montré que ce mode de travail permet, a contrario, d’augmenter la productivité. L’essentiel est surtout de le mettre en place avec soin, en respectant les différentes étapes ci-dessous.

Télétravail en entreprise : penser en amont la démarche

Mettre en place le télétravail ne se fera pas sans une véritable réflexion. Le but sera alors de définir les enjeux d’un tel projet pour l'organisation mais aussi pour les employés concernés.

Identifier les métiers compatibles avec le télétravail, ainsi que les personnes potentiellement concernées. Tout le monde n’est pas fait pour ce nouveau mode de travail. Il convient alors de choisir les bonnes personnes et de penser la mise en place du télétravail comme une véritable conduite de projet avec des questionnaires préparatoires, l’identification des risques et des opportunités pour chacune des parties, de procéder à des phases d’expérimentation…

Le télétravail pourra représenter un véritable bouleversement dans la culture d’entreprise. Comme dans n’importe quel projet d’entreprise chaque phase devra être conclue par un bilan dans lequel les parties prenantes dresseront un état des lieux des avantages et inconvénients de ce mode de production. Sans résultat satisfaisant pour les deux parties le télétravail devra rester à l’état de projet jusqu’à ce que employeurs et employés dressent un bilan satisfaisant des phases préparatoires grâce aux actions correctives mises en place.

« Collaborateur à distance » ne signifie pas « travailleur esseulé »

L’essentiel dans la mise en oeuvre du télétravail est que ce projet soit soutenu conjointement par les employés et la direction générale de l'entreprise. Le salarié concerné ne devra télétravailler que sur la base du volontariat (une telle situation subie perdra tous les avantages de bien être au travail et de productivité que l’on lui reconnaît habituellement).

De plus il convient de mettre en place une clause de réversibilité, le salarié ne se sentira pas « coincé » dans cette situation. Toutes ces préoccupations humaines sont d’autant plus importantes dans le cadre du télétravail. Le salarié concerné risquerait de se trouver en situation de travailleur isolé d’autant plus rapidement qu’un autre collaborateur basé sur site. En effet, le manager sera se rendra bien plus facilement compte des écueils d’un collaborateur sur place et pourra manœuvrer plus facilement pour surmonter une difficulté.

Travail à distance : des salariés bien équipés

Il va sans dire qu’un télétravailleur doit pouvoir répondre aux exigences de production. Ceci est maintenant grandement facilité par les solutions et outils collaboratifs mis à disposition des entreprises. Le stockage sur des cloud sécurisés, les outils de partage et de coédition de documents ainsi que les services de télé ou de vidéoconférence sont aujourd’hui des équipements de plus en plus déployés et déployables dans la grande majorité des structures.

Fini les rangées d’armoires remplies de classeurs ou de boîtes à archives. Les collaborateurs en télétravail pourront avoir accès à tous les dossiers (pour lesquels ils sont autorisés) n’importe quand et depuis n’importe quel appareil connecté à un réseau internet.

Télétravail : un dispositif de suivi indispensable !

La mise en oeuvre du télétravail n’est pas une fin en soi. Du temps et des outils devront être régulièrement dédiés à la mesure de l’impact de ce mode de travail. Des enquêtes et des entretiens permettront de mesurer les effets du télétravail, et d’en assurer un développement optimum, grâce le cas échéants, à des ajustements organisationnels ou structurels.

La distance ne devra en aucun cas rompre ou altérer la communication, bien au contraire ! La mise en oeuvre de guide des bonnes pratiques pour les travailleurs et managers, ou des rituels tels que « dire bonjour » à ses collaborateurs le matin via le réseau, ou encore les vidéoconférences hebdomadaires sont par exemple des usages de plus en plus réguliers dans les entreprises et plébiscités par les adeptes du télétravail.

Pour conclure

Le télétravail représente un véritable potentiel de croissance pour les entreprises. Les études et partages d’expériences démontrent que le travail à distance bouleverse les moeurs en entreprise pour mieux la servir ! Ce phénomène se développe tellement que certains grands groupes prévoient aujourd’hui moins de place dans leurs locaux qu’ils n’ont d’employés !

Le télétravail est en lien direct avec le phénomène de digitalisation des entreprises ; mais les grands principes de conduite de projet, d’échange et de communication n’auront lieu d’être que s’ils sont accompagnés des bons outils ! Microsoft a d’ailleurs été précurseur dans l’édition de solutions adaptées à ces nouvelles attentes et ces objectifs de mobilité. MIXconcept saura prendre part à la conduite de ce projet, dès les prémices de la démarche jusqu’à sa mise en place opérationnelle du télétravail. 

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