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Par Marine Gervasoni

Charte e-mail entreprise : quels sont les éléments à charter ?

11 janvier 2018 Messagerie

Nous avons abordé à plusieurs reprises déjà dans nos précédents articles :  l'importance de professionnaliser ses outils de communication pour les TPE, et plus précisément de votre messagerie professionnelle. Voici encore une piste concrète afin de remplir cet objectif : la charte de rédaction.

Qu'est-ce qu'une charte de rédaction ?

La charte de rédaction est l'ensemble des normes rédactionnelles que vous choisissez de mettre en place afin d'harmoniser et d'optimiser la diffusion de messages électroniques au sein de votre structure.

Quels sont les éléments à charter ?

1- L'adresse de messagerie professionnelle

Après avoir fait l'acquisition d'un nom de domaine, il est important que vous et vos collaborateurs aient une adresse de messagerie uniforme. A vous de le choisir si vous optez TOUS pour : nom.prenom@votresociete.fr ou initialesduprenom.nom@votresociete.fr, etc.

A lire : 7 bonnes raisons d'opter pour une adresse mail professionnelle

2- La signature de vos emails

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Créez une trame de signature uniforme à l'ensemble du personnel. L'envoi d'un mail suppose souvent une réponse ; veillez à ce que toutes vos coordonnées soient facilement et uniformément identifiables par vos destinataires. Une signature email est facilement interchangeable, demandez à vos équipes de « coller » au modèle du moment. N'hésitez pas à consulter notre tuto sur la création de la signature email sur Outlook qui détaille toute la marche à suivre.

A lire : Email professionnel, quelques bonnes pratiques à connaître

3- La police et la couleur de rédaction

Définissez une police, une taille et une couleur de caractères pour la rédaction des emails de vos collaborateurs. Ces détails, qui peuvent paraître minimes, ont tous leur importance : un mail difficile à lire à cause d'une police trop originale ou d'une couleur inappropriée ne sera pas perçu comme souhaité par son destinataire.

4- L'objet du mail

Les flux de mails sont de plus en plus importants de nos jours. Un objet bien renseigné évitera, non seulement, son classement intempestif en courrier indésirable, mais facilitera également son traitement par vos destinataires. Par exemple, commencez la rédaction de votre email par le nom de votre structure (ou le nom du dossier géré si c'est en interne) puis précisez en quelques mots le contenu (ex : MIXconcept - Charte de rédaction de vos emails). De plus, notez que des échanges comportant le même objet sont classés dans une conversation.

5- La qualification des destinataires

Formez vos équipes à la bonne utilisation des différents types de destinataires. A : destinataire(s) principal(aux) ; Cc : destinataire(s) en copie de vos échanges ; Cci : destinataire(s) « caché(s) » en copie. Par définition, un destinataire principal est sollicité pour une action et les destinataires Cc : et Cci : pour information.

6- Les réponses aux emails reçus

Sensibilisez vos équipes sur les notions de « Répondre » et « Répondre à tous ». La prise en compte de cette précision permettra à l'ensemble des destinataires (A : et Cc :) d'être au fait de tous les échanges. A utiliser tout de même lorsque c'est vraiment nécessaire afin d'éviter d'encombrer les boîtes mails de vos collaborateurs ou clients.

7- La réception des emails

Soumettez à vos collaborateurs une norme de classement et sauvegarde des emails. Les recherches de documents et la traçabilité des échanges seront grandement facilitées.

Adopter une charte de rédaction demande donc la mise en place rigoureuse de normes de rédaction et d'utilisation, et est la clé vers la professionnalisation de vos outils de communication. Vos interlocuteurs seront sensibles à ces « points de détails » qui font toute la différence !

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