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Astuces Outlook : le guide pour améliorer la productivité de votre entreprise !

Cet article vous propose de découvrir, dans un contexte d’entreprise, ce qui fait la force d’Outlook (notamment lorsqu’il est souscrit dans le cadre d’Office 365) et dispense également quelques conseils, astuces ou bonnes pratiques aux utilisateurs du service de messagerie Outlook. Car même si vous utilisez Outlook au quotidien, il est fort probable que vous ne connaissiez pas toutes ses fonctionnalités, qui pourraient pourtant, vous aider à gagner en productivité.

Microsoft Outlook & Office 365

1.1 - Qu'est-ce que Microsoft Outlook ?

messagerie outlook

Qui ne connaît pas Outlook, ce fameux client de messagerie propriétaire édité par Microsoft et proposé aujourd’hui dans les offres Office 365 ? Certes, Outlook est un outil de messagerie (qui vous permet donc d'envoyer et de recevoir des emails, messages...), mais grâce à la puissance du cloud, c’est bien plus qu’une simple messagerie : gestion des contacts, du calendrier, de tâches... De nombreuses fonctionnalités s’offrent à vous !

1.2 - Qu'est-ce que Microsoft Office 365 ?

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Office 365 c’est un ensemble de services et outils Microsoft conçus pour fonctionner ensemble disponibles sur le cloud qui permettent aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier, de répondre à leur besoin de mobilité, de collaboration et donc de gagner en efficacité. Office 365 regroupe des outils tels que Outlook, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive Entreprise, Skype Entreprise... En intégrant Office 365 au sein de votre entreprise, vous améliorerez sans nul doute la collaboration en ligne.

outlook office 365

1.3 - Quels sont les avantages de Microsoft Office 365 ?

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Quels sont les avantages de Microsoft Outlook ?

2.1 - Microsoft Outlook, bien plus qu'une messagerie !

guide microsoft office 365

En plus de son service de messagerie particulièrement efficace, Outlook facilite le travail quotidien des entreprises. Vous bénéficiez par exemple avec Office 365 d’un antivirus et d’un anti-spam performant, d’un espace de stockage important pour chaque utilisateur (50Go) et d’une expérience moderne grâce à une suite de fonctionnalités telles que Calendrier, Tâches, Courrier, Contacts, Office Online... Le tout regroupé au même endroit c’est-à-dire depuis votre boîte de réception.

Toutes ces applications vous permettront de gagner en productivité, d’améliorer la collaboration entre vos équipes (chaque utilisateur peut modifier simultanément un même document au même moment) et la performance de l’entreprise. L’intégration Office vous permet de partager des pièces-jointes à partir du cloud avec Microsoft OneDrive, d’accéder à votre base de contacts, de créer des normes de saisie de contacts sur Outlook (par exemple en organisant les contacts par catégorie), de consulter des profils LinkedIn, de modifier des documents dans la messagerie, de passer d’un email à une conversation en ligne avec Skype...

De plus, Outlook vous permet de faciliter votre organisation en vous aidant notamment à visualiser les disponibilités de vos collègues, à réserver des salles de conférence en ligne, à gérer les rendez-vous relatifs aux réunions depuis votre calendrier... Tout pour faciliter la prise de rendez-vous et améliorer votre productivité.

Les entreprises peuvent également intégrer Outlook avec les autres outils Office 365, comme SharePoint, pour partager par exemple des documents, des données, des dossiers, des projets, créer des sites d’équipe, collaborer en temps réel, planifier des rappels automatiques... Bref, vous l’avez compris, les avantages de Outlook sont nombreux.

Si vous êtes déjà utilisateur du service de messagerie Outlook, je vous invite à consulter un article dans lequel nous livrons quelques astuces pour mieux maîtriser Outlook telles que l’archivage des messages, les raccourcis clavier pour vous permettre de gagner un temps précieux (les fameux ctrl + quelque chose), les rappels automatiques, l’utilisation des notes, le mode de travail hors connexion, la création d’une signature mail personnalisée

Exemples de raccourcis clavier pour Microsoft Outlook

  • Accéder à l'accueil : Alt+H
  • Copier : Ctrl+C 
  • Coller : Ctrl+V
  • Répondre : Ctrl+R
  • Répondre à tous : Alt+L

signature mail outlook

Rappel des principaux avantages de Outlook :

  • Accès à votre messagerie et à vos données depuis n'importe où
  • Accès à des outils de partage de dossier, fichier...
  • Moteur de recherche performant : pièce-jointe, rendez-vous, contacts, emails...
  • Navigation intuitive pour gérer facilement les communications dans l'entreprise
  • Configuration possible de plusieurs adresses mail
  • Etc.

2.2 - Envoyer des emails personnalisés grâce au publipostage Outlook et Word

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Toutes les applications de Microsoft Office 365 sont liées entre elles. Ainsi, grâce à un publipostage via Word et Outlook, vous pouvez envoyer des e-mails personnalisés à un ensemble de contacts, présents dans votre liste de contacts Outlook. Par exemple, en cette période de fêtes, vous pouvez en profiter pour réaliser un emailing et envoyer votre carte de vœux par mail en nombre, mais de manière personnalisée. Intéressant, n’est-ce pas ?

2.3 - Microsoft Outlook & Office 365, une application sécuritaire !

Microsoft place la sécurité au cœur de ses préoccupations. En optant pour Outlook dans la suite Office 365, vous faites le choix d’un service de messagerie performant et sécuritaire auquel se fient quelques-unes des plus grandes entreprises du monde. Microsoft fait de son mieux pour vous assurer un haut niveau de sécurité de vos données, et ce, 24h/24.

A titre d’exemple, tous les utilisateurs d’Outlook bénéficient d’un système de filtrage efficace afin de détecter les fichiers dangereux, les courriers indésirables, les pièces-jointes douteuses, les hameçonnages ou les programmes malveillants. Automatiquement, tous les mails suspects seront mis en quarantaine.

Voici un résumé des principales mesures de sécurité proposées dans les offres Office 365 :

  • Anti-spam et anti-malware ;
  • Chiffrement des messages et des données stockés et en transit ;
  • Lutte contre la perte d’informations ;
  • Protection RMS (Rights Management Services) pour contrôler l’accès aux documents et au courrier électronique ;
  • Authentification multi-facteurs ;
  • Veille contre les menaces ;
  • Office 365 E5 : Customer Lockbox, ATP, Advanced eDiscovery.

2.4 - Microsoft Outlook & Office 365, la mobilité avant tout !

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Grâce à Office Online (Oulook Mobile, Outlook pour Mac, Outlook sur le Web...), emmenez votre messagerie partout, tout le temps. En effet, les applications proposées dans Office 365 ont l’avantage de répondre à vos besoins de mobilité. Vous pouvez ainsi consulter votre messagerie depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur) sur n’importe quel appareil (Windows, iOS ou Android).

  • Smartphone, tablette, PC ;
  • Windows, iOS, Android ;
  • Appareil mobile ou fixe ;
  • Accès en mode hors connexion

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